Apa itu Memorandum? Definisi dan Contoh

Memorandum, lebih dikenal sebagai a memo, adalah pesan singkat atau catatan yang digunakan untuk internal komunikasi dalam bisnis. Setelah bentuk utama komunikasi tertulis internal, memorandum telah menurun digunakan sejak diperkenalkannya surel dan bentuk-bentuk pesan elektronik lainnya; namun, dapat menulis memo yang jelas tentu dapat membantu Anda dalam menulis email bisnis internal, karena sering kali melayani tujuan yang sama.

Memo dapat digunakan untuk berkomunikasi secara cepat dengan audiens yang luas, sesuatu yang singkat namun penting, seperti prosedural perubahan, kenaikan harga, penambahan kebijakan, jadwal pertemuan, pengingat untuk tim, atau ringkasan ketentuan perjanjian, untuk contoh.

Ahli strategi komunikasi Barbara Diggs-Brown mengatakan bahwa memo yang efektif "pendek, ringkas, sangat terorganisir, dan tidak pernah terlambat. Itu harus mengantisipasi dan menjawab semua pertanyaan yang mungkin dimiliki pembaca. Itu tidak pernah memberikan informasi yang tidak perlu atau membingungkan. "

Jelas, fokus, singkat namun lengkap. Ambillah nada profesional dan tulis seolah-olah dunia bisa membacanya — yaitu, jangan menyertakan informasi apa pun itu terlalu sensitif untuk dilihat oleh semua orang, terutama di zaman salin dan rekatkan ini "klik dan meneruskan."

Mulailah dengan dasar-dasar: kepada siapa artikel ditujukan, tanggal, dan baris subjek. Mulai isi memo dengan tujuan yang jelas, nyatakan apa yang perlu diketahui pembaca, dan akhiri dengan apa yang perlu dilakukan pembaca, jika perlu. Ingatlah bahwa karyawan mungkin hanya membaca sekilas memo itu setelah diterima, jadi gunakan paragraf pendek, subjudul, dan di mana Anda bisa, gunakan daftar. Ini adalah "titik masuk" untuk mata sehingga pembaca dapat dengan mudah merujuk kembali ke bagian memo yang dia butuhkan.

Jangan lupa mengoreksi. Membaca dengan keras dapat membantu Anda menemukan kata-kata yang jatuh, pengulangan, dan kalimat yang canggung.

Berikut ini contoh memo internal dari perusahaan penerbitan fiksi yang memberi tahu karyawan tentang perubahan jadwal yang akan datang karena liburan Thanksgiving. Produksi juga dapat mengirim memo terpisah ke departemen yang terpisah juga, terutama jika ada lebih banyak detail yang dibutuhkan oleh masing-masing departemen dan yang tidak berkaitan dengan departemen lain.

Kepada: Semua karyawan

Dari: E.J. Smith, Pimpinan Produksi

Tanggal: 1 November 2018

Subjek: Perubahan Jadwal Cetak Thanksgiving

Produksi ingin mengingatkan semua orang bahwa liburan Thanksgiving akan memengaruhi tenggat waktu cetak kami bulan ini. Halaman-halaman hard-copy yang biasanya keluar ke printer melalui UPS pada hari Kamis atau Jumat selama seminggu harus dikeluarkan oleh 3 sore pada hari Rabu, 21 November.

Bagian Penjualan dan Editorial Iklan

• Pastikan siapa pun yang mengirimi Anda teks atau gambar untuk publikasi tidak akan berlibur pada minggu ke-19. Tetapkan tenggat waktu lebih awal untuk apa pun yang datang dari luar.
• Ketahuilah bahwa fotografi internal dan desainer grafis akan memiliki lebih banyak pekerjaan dan lebih sedikit waktu untuk melakukannya, jadi silakan arahkan pekerjaan Anda ke departemen yang sesuai lebih awal dari biasanya.
• Tolong jangan mengirim pekerjaan "terburu-buru" selambat-lambatnya 16 November. Item perputaran singkat apa pun yang diperlukan pada minggu Thanksgiving tidak dapat dijamin selesai pada tenggat waktu sebelumnya dan harus melalui meja penjadwal untuk mendapatkan persetujuan sebelum ditugaskan. Lebih awal sebagai gantinya.

Departemen Fotografi dan Grafik

• Semua anggota jurusan Seni akan diizinkan untuk bekerja lembur selama bulan November sebagaimana diperlukan untuk mengatasi krisis awal musim liburan dan tenggat waktu sebelumnya.

Terima kasih sebelumnya, semua orang, atas bantuan Anda dalam mendapatkan bahan sedini mungkin dan pertimbangan Anda untuk staf departemen produksi.

Berikut ini adalah memo fiksi untuk mengatur pertemuan dengan anggota tim yang kembali dari pameran dagang.

Kepada: Tim Pameran Dagang

Dari: C.C. Jones, Supervisor Pemasaran

Tanggal: 10 Juli 2018

Subjek: Pertemuan Pengembalian Pameran Dagang

Setelah Anda kembali bekerja pada hari Jumat, 20 Juli, dari pameran dagang, mari kita rencanakan pertemuan makan siang di ruang pertemuan sayap timur untuk membahas bagaimana pertunjukan berlangsung. Mari kita rencanakan untuk membahas apa yang bekerja dengan baik dan apa yang tidak, seperti:

• Jumlah hari yang hadir
• Jumlah dan jenis materi pemasaran yang disediakan
• Booth display
• Bagaimana hadiah itu diterima
• Lokasi stan dan lalu lintas pada waktu yang berbeda dalam sehari
• Apa yang memicu minat orang yang lewat
• Tingkat staf stan

Saya tahu bahwa ketika Anda kembali dari pameran dagang, Anda memiliki sejuta hal untuk ditindaklanjuti, jadi kami akan menjaga rapat hingga 90 menit atau kurang. Harap siap dengan umpan balik Anda dan kritik membangun pada aspek pemasaran pertunjukan. Umpan balik pelanggan yang ada dan pelanggan baru akan dibahas dalam pertemuan terpisah dengan tim produk dan penjualan. Terima kasih atas kerja Anda di pameran.

Diggs-Brown, Barbara. Panduan Gaya PR. Edisi ke-3, Cengage Learning, 2012.