Dari mengatur pertemuan hingga negosiasi formal, mengetahui kata-kata yang tepat untuk diucapkan merupakan bagian integral dalam menjalankan bisnis. Ini terutama berlaku jika Anda menjadi tuan rumah atau tamu bisnis internasional. Saat merencanakan atau menghadiri pertemuan bisnis Cina, simpan tip-tip ini tentang bisnis Cina etiket dalam pikiran.
Menyiapkan Pertemuan
Saat mengatur pertemuan bisnis Cina, penting untuk mengirim informasi sebanyak mungkin ke rekan-rekan Cina Anda terlebih dahulu. Ini termasuk rincian tentang topik yang akan dibahas dan informasi latar belakang tentang perusahaan Anda. Membagikan informasi ini memastikan bahwa orang yang ingin Anda temui akan benar-benar menghadiri pertemuan tersebut.
Namun, persiapan di muka tidak akan memberi Anda konfirmasi tentang hari dan waktu rapat yang sebenarnya. Tidak jarang menunggu dengan cemas hingga menit terakhir untuk konfirmasi. Pengusaha Cina sering lebih suka menunggu sampai beberapa hari sebelum atau bahkan hari pertemuan untuk mengkonfirmasi waktu dan tempat.
Etiket Kedatangan
Tepat waktu. Tiba terlambat atau awal dianggap kasar. Jika Anda datang terlambat, meminta maaf atas keterlambatan Anda adalah suatu keharusan. Jika Anda datang lebih awal, tunda memasuki gedung sampai jam yang ditentukan.
Jika Anda menjadi tuan rumah rapat, itu etiket yang tepat untuk mengirim perwakilan ke sambut peserta rapat di luar gedung atau di lobi, dan secara pribadi mengantar mereka ke ruang pertemuan. Tuan rumah harus menunggu di ruang rapat untuk menyambut semua peserta rapat.
Tamu yang paling senior harus memasuki ruang pertemuan terlebih dahulu. Meskipun masuk berdasarkan peringkat adalah suatu keharusan selama pertemuan tingkat tinggi pemerintah, menjadi kurang formal untuk pertemuan bisnis reguler.
Pengaturan Tempat Duduk di Pertemuan Bisnis Cina
Setelah berjabat tangan dan bertukar kartu nama, para tamu akan duduk. Tempat duduk biasanya diatur berdasarkan peringkat. Tuan rumah harus mengantar tamu yang paling senior ke tempat duduknya serta tamu VIP.
Jika pertemuan terjadi di ruangan dengan kursi yang diletakkan di sekeliling, tempat kehormatan berada di sebelah kanan tuan rumah di sofa atau di kursi yang berseberangan dengan pintu kamar. Jika pertemuan diadakan di sekitar meja konferensi besar, maka tamu kehormatan duduk tepat di seberang tuan rumah. Para tamu berpangkat tinggi lainnya duduk di area umum yang sama sementara sisa tamu dapat memilih tempat duduk mereka di antara kursi yang tersisa.
Dalam beberapa kasus, semua delegasi Cina dapat memilih untuk duduk di satu sisi meja konferensi persegi panjang yang besar dan orang asing di sisi lain. Ini terutama berlaku untuk pertemuan formal dan negosiasi. Pada pertemuan-pertemuan itu, para delegasi utama duduk di meja dekat pusat, dengan peserta berpangkat lebih rendah ditempatkan di kedua ujung meja.
Membahas Bisnis
Rapat biasanya dimulai dengan obrolan ringan untuk membantu kedua belah pihak merasa lebih nyaman. Setelah beberapa saat berbincang-bincang sebentar, ada sambutan singkat dari tuan rumah yang diikuti dengan diskusi tentang topik rapat.
Selama percakapan apa pun, rekan-rekan Cina akan sering menganggukkan kepala atau mengucapkan ucapan afirmatif. Ini adalah sinyal bahwa mereka mendengarkan apa yang dikatakan dan memahami apa yang dikatakan. Ini bukan perjanjian dengan apa yang dikatakan.
Jangan menyela selama rapat. Pertemuan Cina sangat terstruktur dan menyisipkan di luar komentar cepat dianggap kasar. Selain itu, jangan menempatkan siapa pun di tempat dengan meminta mereka memberikan informasi yang tampaknya tidak ingin mereka berikan, atau menantang seseorang secara langsung. Melakukan hal itu akan membuat mereka menjadi malu dan kehilangan muka. Jika Anda menggunakan penerjemah, penting untuk menyampaikan komentar Anda kepada pembicara, bukan penerjemah.
Sumber dan Bacaan Lebih Lanjut
- Okoro, Ephraim. "Etika dan Komunikasi Lintas Budaya dalam Bisnis Global: Menuju Kerangka Strategis untuk Mengelola Ekspansi Perusahaan." Jurnal Internasional Bisnis dan Manajemen 7.16 (2012): 130–138.
- Seligmann, Scott D. "Etika Bisnis Cina: Panduan untuk Protokol, Perilaku, dan Budaya di Republik Rakyat Tiongkok." New York: Warner Business Books, 1999.