Peran Penting Penerima dalam Komunikasi yang Jelas

Dalam proses komunikasi, "penerima" adalah pendengar, pembaca, atau pengamat — yaitu, individu (atau kelompok individu) yang kepadanya pesan diarahkan. Penerima juga disebut "hadirin"atau decoder.

Orang yang memprakarsai pesan dalam proses komunikasi disebut "pengirim"Sederhananya, pesan" efektif "adalah pesan yang diterima dengan cara yang diinginkan pengirim. Masalah dapat timbul pada kedua ujungnya yang mencegah pesan yang dimaksud tidak sampai ke penerima.

Misalnya, Paige mengajukan pertanyaan kepada Bill secara lisan. Pesan itu menyebar melalui udara, "saluran," ke telinga Bill. Dia merespons. Paige adalah pengirim, pertanyaannya adalah pesan, dan Bill adalah penerima dan memberikan umpan balik kepada Paige dengan menjawab pertanyaan itu.

Segudang area dan cara ada di mana masalah dapat muncul bahkan dalam pertukaran singkat ini. Jika Paige berbisik, Bill mungkin tidak mendengarnya. Mungkin dia hanya mendengar sebagian saja dan menjawab pertanyaan yang sebenarnya tidak ditanyakan, sehingga Paige bingung. Mungkin ada kebisingan latar belakang, atau pertanyaannya tidak jelas. Jika Bill terganggu oleh sesuatu dan tidak memperhatikan, ia mungkin kehilangan beberapa kata dan merespons dengan tidak tepat — atau dia mungkin melewatkan pertanyaan sepenuhnya sehingga pertukaran perlu dimulai lagi. Jika dia tidak melihat Paige ketika dia mengajukan pertanyaan, dia akan kehilangan bahasa tubuh yang akan memberikan subteks pertanyaan.

Jika Paige mengirim email atau pesan teks ke Bill, masalah mungkin timbul karena Bill tidak memiliki bahasa tubuh atau nada suara Paige untuk diinterpretasikan, yang dapat menambahkan informasi ke pesan. Koreksi otomatis mungkin telah memasukkan kesalahan ke dalam teks, atau tanda tanya yang hilang mungkin membuat pertanyaan tampak seperti pernyataan.

Ini semua adalah penghalang untuk komunikasi yang efektif. Tingkat efektivitas ditentukan oleh seberapa banyak pesan dipahami oleh penerima.

Dalam buku itu, "Komunikasi Bisnis," penulis Carol M. Lehman dan Debbie D. DuFrene menjelaskannya seperti ini:

"Tugas penerima adalah menafsirkan pesan pengirim, baik verbal maupun nonverbal, dengan sesedikit mungkin distorsi. Proses menafsirkan pesan dikenal sebagai decoding. Karena kata-kata dan sinyal nonverbal memiliki makna yang berbeda dengan orang yang berbeda, masalah yang tak terhitung jumlahnya dapat terjadi pada titik ini dalam proses komunikasi:

"Pengirim tidak cukup mengkode pesan asli dengan kata-kata yang tidak ada dalam kosa kata penerima; ambigu, ide spesifik; atau sinyal nonverbal yang mengalihkan penerima atau bertentangan dengan pesan verbal.

• Penerima diintimidasi oleh posisi atau otoritas pengirim, mengakibatkan ketegangan yang mencegah konsentrasi efektif pada pesan dan kegagalan untuk meminta klarifikasi yang diperlukan.
• Penerima menganggap topik itu terlalu membosankan atau sulit dipahami dan tidak berusaha memahami pesan tersebut.
• Penerima berpikiran dekat dan tidak menerima ide-ide baru dan berbeda.

"Dengan jumlah kerusakan yang tak terbatas pada setiap tahap proses komunikasi, sungguh merupakan keajaiban bahwa komunikasi yang efektif pernah terjadi."

Bahkan lingkungan atau keadaan emosional penerima dapat mempengaruhi penguraian pesan, misalnya, gangguan dalam ruang, ketidaknyamanan pada bagian penerima, atau stres atau kecemasan yang memungkinkan penerima untuk memasukkan subteks bahwa pengirim tidak berniat. Pengetahuan tentang konteks sosial atau budaya dapat menghalangi penerima untuk mengambil isyarat atau merespons dengan tepat. Konteks relasional juga dapat mewarnai pesan, karena pesan dari teman dekat dapat diterima secara berbeda dari pesan dari supervisor pekerjaan.

Ketika tidak jelas kepada pengirim bahwa pemahaman telah terjadi pada pihak penerima, komunikasi berlanjut, misalnya, melalui tindak lanjut. pertanyaan dari salah satu pihak, diskusi lebih lanjut, atau pengirim memberi contoh, mengulangi informasi, atau cara klarifikasi lain untuk mendapatkan pengirim dan penerima pada apa yang disebut "panjang gelombang." Dalam presentasi, pengirim mungkin menunjukkan bagan atau gambar untuk membuat poin lebih jelas bagi audiens atau pembaca.

Semakin banyak isyarat dan saluran yang dimiliki dan terbuka untuk penerima seringkali lebih baik; misalnya, dapat dengan mudah salah mengartikan nada atau subteks dalam email atau pesan teks, sementara itu sama pesan akan datang dengan jelas jika penerima mendengar suara orang tersebut atau berbicara dengan mereka secara langsung wajah.

Dalam buku itu, "Merencanakan, Melaksanakan, dan Mengevaluasi Program Komunikasi Bertarget," penulis Gary W. Selnow dan William D. Crano mencatat bahwa bahasa tubuh dan nada tidak hanya komunikasi di pihak pengirim: "Umpan balik dalam pengaturan antarpribadi menyediakan akun berjalan dari penerimaan penerima pesan. Isyarat yang jelas seperti pertanyaan langsung perlihatkan seberapa baik penerima memproses informasi. Tetapi indikator yang halus juga dapat memberikan informasi. Misalnya, menguap penerima, diam ketika komentar diharapkan, atau ekspresi kebosanan menunjukkan bahwa gerbang paparan selektif mungkin beroperasi. "

Penerima juga mungkin memiliki nada dan subteks dalam umpan balik yang diberikan kepada pengirim, seperti menanggapi dengan sarkasme atau kemarahan, yang mungkin terlewatkan jika umpan balik hanya berupa teks tetapi kemungkinan tidak akan terlewatkan jika para pihak dapat melihat atau mendengar satu sama lain atau kedua.