Di tulisan bisnis, penulisan teknis, dan bentuk lain dari komposisi, instruksi adalah petunjuk tertulis atau lisan untuk melaksanakan prosedur atau melakukan tugas. Ini juga disebut penulisan instruktif.
Petunjuk langkah demi langkah biasanya menggunakan sudut pandang orang kedua (kamu, milikmu, milikmu). Instruksi biasanya disampaikan dalam suara aktif dan mood imperatif: Alamat Anda hadirin langsung.
Instruksi sering ditulis dalam bentuk angka daftar sehingga pengguna dapat dengan jelas mengenali urutan tugas.
Instruksi yang efektif biasanya mencakup elemen visual (seperti gambar, diagram, dan diagram alur) yang menggambarkan dan memperjelas teks. Instruksi yang ditujukan untuk audiens internasional dapat bergantung sepenuhnya pada gambar dan akrab simbol. (Ini disebut instruksi tanpa kata.)
Pengamatan dan Contoh
"Instruksi yang baik tidak ambigu, dapat dimengerti, lengkap, konsisten, dan efisien." (John M. Penrose, dkk., Komunikasi Bisnis untuk Manajer: Suatu Pendekatan Tingkat Lanjut, Edisi ke-5. Thomson, 2004)
Sisi Lebih Ringan dari Instruksi: Buku Pegangan untuk yang Baru Meninggal
Juno: Oke, apakah Anda sudah mempelajari manualnya?
Adam: Yah, kami sudah mencoba.
Juno: Bab antarmuka perantara tentang menghantui mengatakan itu semua. Keluarkan mereka sendiri. Ini rumahmu. Rumah berhantu tidak mudah didapat.
Barbara: Ya, kami tidak mengerti.
Juno: Aku telah mendengar. Robek wajah Anda segera. Jelas tidak ada gunanya menarik kepala Anda di depan orang-orang jika mereka tidak dapat melihat Anda.
Adam: Kita harus mulai lebih sederhana?
Juno: Mulailah dengan sederhana, lakukan apa yang Anda ketahui, gunakan bakat Anda, berlatih. Anda seharusnya telah mempelajari pelajaran-pelajaran itu sejak hari pertama. (Sylvia Sidney, Alec Baldwin, dan Geena Davis di Jus kumbang, 1988)
Fitur dasar
"Instruksi cenderung mengikuti pola langkah-demi-langkah yang konsisten, apakah Anda menjelaskan cara membuat kopi atau cara merakit mesin mobil. Berikut adalah fitur dasar instruksi:
- Spesifik dan tepat judul
- pengantar dengan informasi latar belakang
- Daftar bagian, alat, dan kondisi yang diperlukan
- Langkah-langkah yang dipesan secara berurutan
- Grafik
- Informasi keselamatan
- Kesimpulan yang menandakan penyelesaian tugas
Langkah-langkah yang dipesan secara berurutan adalah inti dari serangkaian instruksi, dan mereka biasanya memakan banyak ruang dalam dokumen. "
(Richard Johnson-Sheehan, Komunikasi Teknis Hari Ini. Pearson, 2005)
Daftar Periksa untuk Instruksi Penulisan
- Gunakan kalimat pendek dan paragraf pendek.
- Atur poin Anda dalam urutan logis.
- Buat pernyataan Anda spesifik.
- Menggunakan mood imperatif.
- Letakkan item paling penting di setiap kalimat di awal.
- Katakan satu hal dalam setiap kalimat.
- Pilih kata-kata Anda dengan hati-hati, hindari jargon dan istilah teknis jika Anda bisa.
- Berikan sebuah contoh atau sebuah analogi, jika menurut Anda suatu pernyataan dapat membingungkan pembaca.
- Periksa draf Anda yang sudah selesai untuk logika presentasi.
- Jangan mengabaikan langkah atau mengambil jalan pintas.
(Diadaptasi dari Menulis dengan Presisi oleh Jefferson D. Bates. Penguin, 2000)
Petunjuk Bermanfaat
"Instruksi dapat berupa dokumen yang berdiri sendiri atau bagian dari dokumen lain. Dalam kedua kasus tersebut, kesalahan yang paling umum adalah membuat mereka terlalu rumit untuk penonton. Pertimbangkan dengan cermat tingkat teknis pembaca Anda. Menggunakan ruang putih, grafik, dan elemen desain lainnya untuk membuat instruksi menarik. Paling penting, pastikan untuk menyertakan referensi Perhatian, Peringatan, dan Bahaya sebelum langkah-langkah yang mereka terapkan. "
(William Sanborn Pfeiffer, Panduan Saku untuk Komunikasi Teknis, Edisi ke-4. Pearson, 2007)
Instruksi Pengujian
Untuk mengevaluasi keakuratan dan kejelasan sekumpulan instruksi, undang satu atau lebih individu untuk mengikuti arahan Anda. Amati kemajuan mereka untuk menentukan apakah semua langkah diselesaikan dengan benar dalam jumlah waktu yang wajar. Setelah prosedur selesai, minta kelompok uji ini untuk melaporkan setiap masalah yang mungkin mereka temui dan untuk menawarkan rekomendasi untuk meningkatkan instruksi.