Kesalahan terjadi. Ketika mereka melakukannya, perwakilan layanan pelanggan sering kali perlu menangani keluhan konsumen. Penting juga bagi perwakilan layanan pelanggan untuk mengumpulkan informasi untuk membantu menyelesaikan masalah. Dialog singkat berikut memberikan beberapa frasa bermanfaat untuk menangani keluhan:
Pelanggan: Selamat pagi. Saya membeli komputer dari perusahaan Anda bulan lalu. Sayangnya, saya tidak puas dengan komputer baru saya. Saya punya banyak masalah.
Perwakilan Layanan Pelanggan: Apa yang tampaknya menjadi masalah?
Pelanggan: Saya mengalami masalah dengan koneksi Internet saya, dan juga crash berulang ketika saya mencoba menjalankan perangkat lunak pengolah kata saya.
Perwakilan Layanan Pelanggan:Apakah Anda membaca instruksi yang menyertai komputer?
Pelanggan: Baiklah. Tetapi bagian pemecahan masalah tidak membantu.
Perwakilan Layanan Pelanggan: Apa yang sebenarnya terjadi?
Pelanggan: Ya, koneksi internet tidak berfungsi. Saya pikir modem rusak. Saya mau penggantinya.
Perwakilan Layanan Pelanggan: Bagaimana Anda menggunakan komputer ketika Anda mencoba terhubung ke Internet?
Pelanggan: Saya mencoba terhubung ke Internet! Pertanyaan macam apa itu?!
Perwakilan Layanan Pelanggan:Saya mengerti Anda kesal, tuan. Saya hanya mencoba memahami masalahnya. Saya khawatir itu bukan kebijakan kami untuk mengganti komputer karena gangguan.
Pelanggan: Saya membeli komputer ini dengan perangkat lunak yang dimuat sebelumnya. Saya belum menyentuh apa pun.
Perwakilan Layanan Pelanggan: Kami mohon maaf Anda memiliki masalah dengan komputer ini. Bisakah Anda membawa komputer Anda? Saya berjanji kepada Anda bahwa kami akan memeriksa pengaturan dan segera menghubungi Anda.
Pelanggan: Oke, itu akan berhasil untuk saya.
Perwakilan Layanan Pelanggan: Apakah ada hal lain yang perlu saya ketahui tentang hal ini yang saya pikir belum tanyakan?
Pelanggan: Tidak, saya hanya ingin dapat menggunakan komputer saya untuk terhubung ke Internet.
Perwakilan Layanan Pelanggan: Kami akan melakukan yang terbaik untuk membuat komputer Anda berfungsi sesegera mungkin.
Kosakata Kunci
- perwakilan layanan pelanggan (perwakilan)
- mengumpulkan informasi
- menyelesaikan masalah
- menangani keluhan
- bukan kebijakan kami
- memecahkan masalah
- kesalahan
Frasa Kunci
- Apa yang tampaknya menjadi masalah?
- Apa yang sebenarnya terjadi?
- Saya khawatir itu bukan kebijakan kami untuk ...
- Aku berjanji akan ...
- Apakah Anda membaca instruksi yang menyertai ???
- Bagaimana Anda menggunakan ???
- Saya mengerti Anda kesal, tuan.
- Saya hanya mencoba memahami masalahnya.
- Kami mohon maaf Anda memiliki masalah dengan produk ini.
- Apakah ada hal lain yang perlu saya ketahui tentang hal ini yang saya pikir belum tanyakan?
Kuis Pemahaman
Jawab pertanyaan untuk memeriksa pemahaman Anda tentang dialog antara pelanggan dan perwakilan layanan pelanggan.