Satu pertanyaan yang sering saya tanyakan oleh klien adalah format apa yang harus mereka gunakan untuk tambahkan dokumen ke situs web mereka. Dalam banyak kasus, dokumen-dokumen ini dibuat di Microsoft Word, tetapi tidak semua orang memiliki perangkat lunak itu. Untuk alasan ini, dan lain-lain (ukuran file, file dapat diedit, dll.), Anda mungkin tidak ingin menambahkan dokumen yang menghadap pelanggan ke situs web Anda sebagai file Word. Sebaliknya, format file yang saya rekomendasikan adalah PDF.
milik Adobe format PDF, yang merupakan singkatan dari Portable Document Format, adalah cara yang bagus untuk menambahkan dokumen ke situs web. Ini terutama benar jika dokumen tersebut perlu dicetak, atau jika mungkin terlalu rumit, sehingga sulit untuk meletakkan konten yang sesuai untuk halaman web. Contoh umum dari hal ini adalah formulir medis yang perlu diisi sebelum pasien baru datang untuk kunjungan kantor.
Mengizinkan pasien untuk mengunjungi situs web untuk mengunduh dan mencetak formulir itu sebelum kunjungan mereka jauh lebih efisien daripada meminta salinan fisik surat dari kantor. formulir untuk pasien itu - dan menggunakan PDF yang dicetak dan diisi dengan tangan juga sering kali lebih diinginkan daripada mengumpulkan informasi itu melalui formulir web karena kemungkinan sifat sensitif dari informasi yang dikumpulkan (dan persyaratan keamanan ketat yang harus dipatuhi situs Anda untuk mengumpulkannya data).
Contoh formulir medis ini hanyalah salah satu alasan untuk menggunakan PDF. Penggunaan umum lainnya yang pernah saya lihat meliputi:
- Detail risalah rapat anggota dewan, di mana Anda ingin membuat konten tersedia untuk pembaca tetapi tidak ingin mudah diedit.
- Sediakan dokumen yang lebih besar, seperti buku pegangan karyawan, yang harus siap dicetak (dan juga tidak mudah diedit).
- Pamerkan karya cetak dalam portofolio desainer.
Pada akhirnya, menambahkan PDF ke situs web sangat mudah dilakukan. Mari kita lihat betapa mudahnya menyertakan file PDF di situs Anda.
Langkah 1 - Anda Membutuhkan PDF
Langkah pertama dalam proses ini sebenarnya adalah membuat PDF. Meskipun Anda dapat membeli versi profesional Adobe Acrobat untuk membuat dokumen ini, Anda juga dapat melakukannya dari banyak aplikasi lain, seperti Microsoft Word, dengan menggunakan fungsi "Cetak" dan memilih PDF sebagai pilihan.
Jika itu tidak tersedia untuk Anda, ada sejumlah alat pengonversi PDF gratis yang tersedia secara online, termasuk Konverter PDF, Online2PDF, LucuPDF, dan masih banyak lagi. Meskipun saya memiliki versi lengkap Acrobat, saya juga menggunakan Bullzip PDF selama bertahun-tahun untuk membuat dokumen PDF sesuai kebutuhan pada sistem lain.
Setelah file PDF Anda siap, Anda dapat melanjutkan ke langkah berikutnya.
Langkah 2 - Unggah PDF Anda
Anda perlu menambahkan PDF Anda ke lingkungan hosting web Anda. Sementara beberapa situs yang menggunakan CMS mungkin memiliki fungsi ini di dalamnya, dalam kasus lain Anda cukup menggunakan program FTP standar untuk menambahkan file tersebut ke direktori situs web Anda.
Jika Anda memiliki banyak file PDF, sebaiknya simpan di direktori terpisah dari directory HTML file. Menambahkan PDF ini ke folder dengan nama seperti "dokumen" adalah praktik yang cukup umum. Ini akan mempermudah pembaruan di masa mendatang dan untuk menemukan di mana file-file ini berada (itulah alasan yang sama mengapa file grafik situs Anda berada di dalam folder yang disebut "gambar", dll.).
Langkah 3 - Tautkan ke PDF Anda
Dengan PDF (atau PDF) sekarang, Anda hanya perlu menautkannya. Anda dapat menautkan ke file PDF seperti yang Anda lakukan pada file lainnya – cukup tambahkan tag jangkar di sekitar teks atau gambar yang ingin Anda tautkan ke PDF dan masukkan jalur file. Misalnya, tautan Anda mungkin seperti ini:
Tautkan Teks Di Sini
Kiat Tambahan:
- Di tahun-tahun sebelumnya, banyak situs akan menautkan ke situs Web Acrobat Reader untuk membantu orang-orang yang mungkin tidak memiliki perangkat lunak ini untuk mengunduhnya sehingga mereka dapat melihat file Anda. Kenyataannya adalah bahwa browser web saat ini benar-benar akan menampilkan dokumen PDF secara in-line. Ini berarti bahwa mereka tidak, secara default, mengunduhnya ke komputer pengguna, tetapi menampilkannya langsung di browser itu. Karena itu, hari ini tidak perlu menyertakan tautan untuk mengunduh perangkat lunak, tetapi jika Anda lebih suka melakukannya, tentu tidak ada salahnya (namun mungkin membuat situs Anda terasa sedikit ketinggalan zaman)
- Menggunakan Akrobat file untuk dokumen yang Anda tidak ingin orang lain dapat mengeditnya dengan menjadikannya PDF yang aman. Ingat, jika seseorang memiliki versi profesional perangkat lunak, mereka akan dapat melakukan pengeditan kecuali Anda melindungi dokumen dari mengizinkannya perubahan.