Kapan merekam data silsilah Anda dalam bagan, ada beberapa konvensi yang harus diikuti tentang nama, tanggal, dan tempat. Sedangkan program perangkat lunak dan silsilah pohon keluarga online hub biasanya memiliki aturan sendiri untuk memasukkan nama dan memformat pohon — beberapa mungkin memiliki bidang khusus untuk nama panggilan, nama alternatif, sufiks, nama gadis, dan banyak lagi — banyak praktik standar.
Daftar ini memberikan aturan paling umum dan dasar tentang cara mencatat nama dalam silsilah. Dengan mengikuti aturan sederhana ini, Anda dapat memastikan bahwa data silsilah Anda jelas dan cukup lengkap sehingga tidak akan disalahartikan oleh orang lain.
Catat nama dalam urutan alami mereka — pertama, tengah, terakhir (nama keluarga). Menggunakan nama lengkap jika memungkinkan membuat garis keturunan lebih mudah untuk dilacak. Jika nama tengah tidak diketahui, Anda dapat menggunakan inisial jika Anda memilikinya. Nama-nama harus ditulis seperti yang akan muncul pada akta kelahiran atau diucapkan dengan lantang saat perkenalan, tidak perlu koma.
Sebagian besar genealogis mencetak nama keluarga dalam huruf kapital semua. Ini secara teknis masalah preferensi dan bukan kebenaran, tetapi dianjurkan baik. Nama belakang yang ditulis dengan huruf kapital menyediakan pemindaian yang mudah pada bagan silsilah, lembar kelompok keluarga, atau buku yang diterbitkan dan membantu membedakan nama keluarga dari nama depan dan nama tengah. Ethan Luke JAMES membuat membaca pohon lebih sederhana daripada Ethan Luke James.
Masukkan selalu wanita nama kecil (nama keluarga saat lahir) dalam tanda kurung jika Anda memilikinya. Anda dapat memilih untuk memasukkan atau meninggalkan nama keluarga suami, pastikan Anda konsisten. Ketika Anda tidak tahu nama gadis wanita, masukkan nama depan dan tengahnya di bagan diikuti oleh tanda kurung kosong (). Misalnya, untuk merekam Mary Elizabeth, yang nama gadisnya tidak diketahui dan yang menikah dengan John DEMPSEY, tulis Mary Elizabeth () atau Mary Elizabeth () DEMPSEY.
Jika seorang wanita memiliki lebih dari satu suami, masukkan nama depan dan tengahnya, kemudian nama gadisnya dalam tanda kurung, seperti yang biasa Anda lakukan. Anda kemudian harus mencatat nama keluarga setiap suami sebelumnya dalam urutan pernikahan. Untuk seorang wanita bernama Mary (nama tengah tidak diketahui) CARTER saat lahir yang menikah pertama kali dengan Jackson SMITH dan kemudian menikahi William LANGLEY, catat namanya sebagai berikut: Mary (Carter) SMITH LANGLEY.
Jika Anda tahu nama panggilan yang biasa digunakan untuk leluhur, masukkan dalam tanda kutip setelah nama yang diberikan pertama kali. Jangan menggunakannya sebagai ganti nama yang diberikan dan jangan menyertakannya dalam tanda kurung. Tanda kurung antara nama yang diberikan dan nama keluarga biasanya hanya digunakan untuk melampirkan nama gadis dan menggunakannya juga untuk nama panggilan akan menyebabkan kebingungan. Jika nama panggilan itu adalah nama umum (mis. Kim untuk Kimberly), maka tidak perlu untuk mencatatnya karena hanya nama panggilan yang lebih unik yang perlu dicatat. Jika seorang wanita bernama Rachel sering dipanggil Shelly, tulis namanya sebagai Rachel "Shelley" Lynn BROOK.
Jika seseorang dikenal dengan lebih dari satu nama, mungkin karena adopsi atau perubahan nama non-pernikahan, sertakan semua nama alternatif dalam tanda kurung setelah nama keluarga. Jelaskan hal ini dengan "a.k.a.", juga dikenal sebagai, sebelum nama alternatif lengkap sehingga siapa pun yang membaca bagan Anda memahami bahwa berikut ini adalah nama alternatif. Contoh dari hal ini adalah William Tom LAKE (a.k.a. William Tom FRENCH). Perhatikan bahwa nama alternatif lengkap harus direkam bahkan ketika bagian dari nama itu sama.
Termasuk ejaan alternatif ketika nama leluhur Anda memiliki mengubah ejaan waktu mereka. Kemungkinan alasan untuk mengubah nama belakang termasuk buta huruf dan penggantian nama saat imigrasi. Seringkali leluhur yang tidak dapat membaca atau menulis mengeja nama belakang mereka secara fonetis (mis. Dengan suara), dan ini menghasilkan perubahan kecil antar generasi. Catat penggunaan nama keluarga paling awal terlebih dahulu, diikuti oleh semua penggunaan selanjutnya yang diketahui. Misalnya, tulis Michael Andrew HAIR / HIERS / HARES.
Selalu tulis catatan atau gunakan bidang catatan sesuai kebutuhan saat merekam silsilah keluarga Anda. Apa pun yang aneh atau berpotensi membingungkan harus dijelaskan dalam catatan Anda untuk kejelasan. Misalnya, jika Anda memiliki leluhur wanita yang nama kelahirannya sama dengan nama belakang suaminya, catat sebentar mengapa Anda telah memasukkan nama belakang yang sama dua kali untuknya. Kalau tidak, orang mungkin berasumsi bahwa Anda telah membuat kesalahan dan kesalahpahaman.