Surat Formal yang Tepat Dari Pendahuluan hingga Kesimpulan

Surat resmi bahasa Inggris dengan cepat digantikan oleh surel. Namun, struktur surat formal yang Anda pelajari masih dapat diterapkan ke email bisnis dan lainnya email formal. Ikuti tip struktur ini untuk menulis surat bisnis dan email formal yang efektif.

Paragraf pertama: Paragraf pertama formal surat harus menyertakan pengantar untuk tujuan surat itu. Adalah umum untuk pertama-tama berterima kasih kepada seseorang atau untuk memperkenalkan diri Anda.

Tuan Anders yang terhormat,

Terima kasih telah meluangkan waktu untuk bertemu dengan saya minggu lalu. Saya ingin menindaklanjuti percakapan kami dan memiliki beberapa pertanyaan untuk Anda.

Paragraf Tubuh: Paragraf kedua dan berikut harus memberikan informasi utama surat itu, dan membangun tujuan utama dalam paragraf pertama pengantar.

Proyek kami bergerak maju sesuai jadwal. Kami ingin mengembangkan program pelatihan untuk staf di lokasi baru. Untuk tujuan ini, kami telah memutuskan untuk menyewakan ruang di pusat pameran bisnis lokal. Staf baru akan dilatih oleh tenaga ahli kami selama tiga hari. Dengan cara ini, kami akan dapat memenuhi permintaan sejak hari pertama.

Paragraf Terakhir: Paragraf terakhir harus segera meringkas maksud dari surat resmi dan mengakhiri dengan beberapa panggilan untuk bertindak.

Terima kasih atas pertimbangan Anda atas saran saya. Saya menantikan kesempatan untuk membahas masalah ini lebih lanjut.

Buka dengan ekspresi alamat resmi, seperti:

Dear Mr, Ms (Mrs, Miss) - jika Anda tahu nama orang yang Anda tuju. Menggunakan Dear Sir / Madam jika Anda tidak tahu nama orang yang Anda tuju, atau Untuk Perhatian

Selalu gunakan MS untuk wanita kecuali Anda secara khusus diminta untuk menggunakan Nyonya atau Rindu.

Pertama, berikan alasan untuk menulis. Jika Anda mulai berkorespondensi dengan seseorang tentang sesuatu atau meminta informasi, mulailah dengan memberikan alasan untuk menulis:

• Saya menulis untuk memberi tahu Anda tentang ...
• Saya menulis untuk bertanya / menanyakan tentang ...
• Saya menulis untuk bertanya tentang informasi untuk usaha kecil.
• Saya menulis untuk memberi tahu Anda bahwa kami belum menerima pembayaran untuk ...

Seringkali, surat formal ditulis untuk menyatakan terima kasih. Ini terutama benar ketika menulis sebagai tanggapan atas pertanyaan atau ketika menulis menyatakan penghargaan untuk wawancara kerja, referensi, atau bantuan profesional lainnya yang Anda miliki diterima.

Berikut adalah beberapa ungkapan terima kasih yang berguna:

• Terima kasih atas surat Anda (tanggal) yang menanyakan tentang ...
• Kami ingin mengucapkan terima kasih atas surat (tanggal) Anda yang meminta / meminta informasi tentang ...
• Menanggapi surat (tanggal) Anda, kami ingin mengucapkan terima kasih atas minat Anda pada ...

Contoh:

• Saya ingin mengucapkan terima kasih atas surat Anda tanggal 22 Januari yang meminta informasi tentang jajaran mesin pemotong rumput kami yang baru.
• Menanggapi surat Anda tanggal 23 Oktober 1997, kami ingin mengucapkan terima kasih atas minat Anda pada lini produk baru kami.

Gunakan frasa berikut ketika meminta bantuan:

• Saya akan berterima kasih jika Anda dapat + kata kerja
• Apakah Anda keberatan + kata kerja + ing
• Apakah terlalu berlebihan untuk bertanya ...

Contoh:

• Saya akan berterima kasih jika Anda bisa mengirim saya brosur.
• Maukah Anda menelepon saya selama minggu depan?
• Apakah terlalu berlebihan untuk meminta pembayaran kami ditunda selama dua minggu?

Ungkapan berikut digunakan untuk menawarkan bantuan:

• Saya akan dengan senang hati + kata kerja
• Kami akan senang + kata kerja

Contoh:

• Saya akan dengan senang hati menjawab pertanyaan yang Anda miliki.
• Kami akan dengan senang hati membantu Anda dalam menemukan lokasi baru.

Dalam beberapa surat formal, Anda perlu memasukkan dokumen atau informasi lainnya. Gunakan frasa berikut untuk menarik perhatian ke dokumen terlampir yang mungkin Anda sertakan.

• Terlampir silakan temukan + kata benda
• Terlampir Anda akan menemukan... + kata benda
• Kami melampirkan... + kata benda

Contoh:

• Terlampir Anda akan menemukan salinan brosur kami.
• Terlampir silakan temukan salinan brosur kami.
• Kami lampirkan brosur.

Catatan: jika Anda menulis email formal, gunakan fase: Terlampir, silakan temukan / Terlampir Anda akan menemukannya.

Selalu selesaikan surat resmi dengan beberapa ajakan untuk bertindak atau rujukan ke hasil di masa depan yang Anda inginkan. Beberapa opsi termasuk:

Referensi ke pertemuan di masa depan:

• Saya berharap dapat bertemu / melihat Anda
• Saya berharap dapat bertemu Anda minggu depan.

Tawaran bantuan lebih lanjut

• Harap jangan ragu untuk menghubungi saya jika Anda memiliki pertanyaan tentang masalah ini.
• Jika Anda memerlukan bantuan lebih lanjut, silakan hubungi saya.

Tanda tangani surat dengan salah satu frasa berikut:

• Salam sejahtera,
• Dengan hormat,

Kurang formal

• Semoga sukses.
• Salam Hormat.

Pastikan untuk menandatangani surat Anda dengan tangan diikuti dengan nama yang Anda ketikkan.

Surat formal yang ditulis dalam format blok menempatkan segala sesuatu di sisi kiri halaman. Tempatkan alamat Anda atau alamat perusahaan Anda di bagian atas surat di sebelah kiri (atau gunakan perusahaan Anda kop surat) diikuti dengan alamat orang dan / atau perusahaan tempat Anda menulis, semua ditempatkan di sebelah kiri halaman. Tekan tombol kembali beberapa kali dan gunakan tanggal.

Dalam surat formal yang ditulis dalam format standar, letakkan alamat Anda atau alamat perusahaan Anda di bagian atas surat di sebelah kanan. Tempatkan alamat orang dan / atau perusahaan yang Anda tulis di sebelah kiri halaman. Tempatkan tanggal di sisi kanan halaman sejajar dengan alamat Anda.