Cara Menulis Laporan Bisnis untuk Pelajar Bahasa Inggris

Jika Anda ingin mempelajari cara menulis laporan bisnis dalam bahasa Inggris, ikuti kiat-kiat ini dan gunakan contoh laporan sebagai templat yang menjadi dasar laporan bisnis Anda sendiri. Pertama-tama, laporan bisnis memberikan informasi penting bagi manajemen yang tepat waktu dan faktual. Pelajar bahasa Inggris menulis laporan bisnis perlu memastikan bahasanya tepat dan ringkas. Gaya penulisan yang digunakan untuk laporan bisnis harus menyajikan informasi tanpa pendapat yang kuat, tetapi lebih langsung dan seakurat mungkin. Menghubungkan bahasa harus digunakan untuk menghubungkan gagasan dan bagian dari laporan bisnis. Contoh laporan bisnis ini menyajikan empat hal penting yang harus dimasukkan dalam setiap laporan bisnis:

• Kerangka acuan

Kerangka acuan merujuk pada ketentuan di mana laporan bisnis ditulis.

• Prosedur

Prosedur ini menjelaskan metode yang digunakan untuk mengumpulkan data untuk laporan.

• Temuan

Temuan menggambarkan data atau informasi penting lainnya yang dihasilkan laporan.

• Kesimpulan

Kesimpulan ditarik pada temuan yang memberikan alasan untuk rekomendasi.

• Rekomendasi

Rekomendasi tersebut adalah saran spesifik yang dibuat berdasarkan kesimpulan laporan.

Baca contoh singkat laporan bisnis dan ikuti kiat di bawah ini. Guru dapat mencetak contoh-contoh ini untuk digunakan di kelas dalam pelajaran menggunakan suara mengajar strategi menulis.

Kerangka acuan

Margaret Anderson, Direktur Personalia telah meminta laporan ini tentang kepuasan imbalan kerja. Laporan itu akan diserahkan kepadanya paling lambat 28 Juni.

Prosedur

Pilihan perwakilan 15% dari semua karyawan diwawancarai dalam periode antara 1 April dan 15 April mengenai:

1. Kepuasan keseluruhan dengan paket manfaat kami saat ini
2. Masalah yang dihadapi saat berurusan dengan departemen personalia
3. Saran untuk peningkatan kebijakan komunikasi
4. Masalah yang dihadapi saat berurusan dengan HMO kami

Temuan

1. Karyawan pada umumnya puas dengan paket manfaat saat ini.
2. Beberapa masalah muncul ketika meminta liburan karena apa yang dianggap sebagai masa tunggu persetujuan yang lama.
3. Karyawan yang lebih tua berulang kali memiliki masalah dengan prosedur obat resep HMO.
4. Karyawan berusia antara 22 dan 30 melaporkan beberapa masalah dengan HMO.
5. Sebagian besar karyawan mengeluh tentang kurangnya asuransi gigi dalam paket manfaat kami.
6. Saran paling umum untuk peningkatan adalah kemampuan untuk memproses permintaan manfaat secara online.

Kesimpulan

1. Karyawan yang lebih tua, mereka yang berusia di atas 50, mengalami masalah serius dengan kemampuan HMO kami untuk menyediakan obat resep.
2. Sistem permintaan tunjangan kami perlu direvisi karena sebagian besar pengaduan mengenai pemrosesan di rumah.
3. Perbaikan perlu dilakukan dalam waktu respons departemen personalia.
4. Peningkatan teknologi informasi harus dipertimbangkan ketika karyawan menjadi lebih cerdas secara teknologi.

Rekomendasi

1. Temui perwakilan HMO untuk membahas sifat serius keluhan terkait manfaat obat resep untuk karyawan yang lebih tua.
2. Berikan prioritas pada waktu respons permintaan liburan karena karyawan memerlukan persetujuan yang lebih cepat agar dapat merencanakan liburan mereka.
3. Jangan mengambil tindakan khusus untuk paket manfaat karyawan yang lebih muda.
4. Diskusikan kemungkinan menambahkan sistem permintaan manfaat online ke Intranet perusahaan kami.

• Laporan dibagi menjadi empat bidang:
  • Kerangka acuan- Bagian ini memberikan informasi latar belakang tentang alasan laporan. Biasanya termasuk orang yang meminta laporan.
  • Prosedur- Prosedur ini memberikan langkah-langkah tepat yang diambil dan metode yang digunakan untuk laporan.
  • Temuan- Temuan menunjukkan penemuan yang dibuat selama investigasi laporan.
  • Kesimpulan- Kesimpulan memberikan kesimpulan logis berdasarkan temuan.
  • Rekomendasi- Rekomendasi tersebut menyatakan tindakan yang menurut penulis perlu diambil berdasarkan temuan dan kesimpulan.
• Laporan harus ringkas dan faktual. Pendapat diberikan di bagian "kesimpulan". Namun, pendapat ini harus didasarkan pada fakta yang disajikan dalam "temuan".
• Menggunakan bentuk kata sederhana (biasanya yang sekarang sederhana) untuk mengungkapkan fakta.
• Menggunakan bentuk imperatif (Diskusikan kemungkinannya..., Berikan prioritas..., dll.) Di bagian "rekomendasi" karena ini berlaku untuk perusahaan secara keseluruhan.

Terus belajar tentang jenis-jenis dokumen bisnis lainnya menggunakan sumber daya ini:

Memo
Surel
Pengantar Menulis Rencana Bisnis

Memo bisnis ditulis ke seluruh kantor. Ketika menulis memo bisnis pastikan untuk menandai dengan jelas untuk siapa memo itu ditujukan, alasan untuk menulis memo itu dan siapa yang menulis memo itu. Memo cenderung memberi tahu kolega tentang perubahan jabatan dan prosedural yang berlaku untuk sekelompok besar orang. Mereka sering memberikan instruksi menggunakan suara imperatif. Berikut ini contoh memo dengan tindak lanjut yang penting untuk digunakan saat bisnis menulis memo dalam bahasa Inggris.

Contoh Memo

Dari: Manajemen

Kepada: Staf Penjualan Area Barat Laut

KEMBALI: Sistem Pelaporan Bulanan Baru

Kami ingin membahas beberapa perubahan dalam sistem pelaporan penjualan bulanan baru yang kami diskusikan pada pertemuan khusus hari Senin. Pertama-tama, kami sekali lagi ingin menekankan bahwa sistem baru ini akan menghemat banyak waktu saat melaporkan penjualan di masa depan. Kami memahami bahwa Anda memiliki kekhawatiran tentang jumlah waktu yang awalnya diperlukan untuk memasukkan data klien Anda. Terlepas dari upaya awal ini, kami yakin bahwa Anda semua akan segera menikmati manfaat dari sistem baru ini.

Berikut ini adalah prosedur yang harus Anda ikuti untuk melengkapi daftar klien area Anda:

1. Masuk ke situs web perusahaan di http://www.picklesandmore.com
2. Masukkan ID pengguna dan kata sandi Anda. Ini akan dikeluarkan minggu depan.
3. Setelah Anda masuk, klik "Klien Baru".
4. Masukkan informasi klien yang sesuai.
5. Ulangi langkah 3 dan 4 sampai Anda telah memasukkan semua klien Anda.
6. Setelah informasi ini dimasukkan, pilih "Place Order".
7. Pilih klien dari daftar tarik turun "Klien".
8. Pilih produk dari daftar drop-down "Produk".
9. Pilih spesifikasi pengiriman dari daftar drop-down "Pengiriman".
10. Klik pada tombol "Urutan Proses".

Seperti yang Anda lihat, setelah Anda memasukkan informasi klien yang sesuai, pemrosesan pesanan tidak memerlukan dokumen di pihak Anda.

Terima kasih semua atas bantuan Anda dalam menempatkan sistem baru ini pada tempatnya.

Salam Hormat,

Pengelolaan

• Gunakan struktur berikut untuk memulai memo:MEMO
  Dari: (orang atau grup mengirim memo)
  Kepada: (orang atau grup yang dituju memo itu)
  KEMBALI: (subjek memo, ini harus masuk mencolok)
• Istilah "memorandum" dapat digunakan alih-alih "memo".
• Memo pada umumnya tidak seformal tulisan surat. Namun, ini tentu tidak informal sebagai surat pribadi.
• Nada memo umumnya bersahabat karena merupakan komunikasi antara kolega.
• Jaga agar memo tetap ringkas dan langsung pada intinya.
• Jika perlu, perkenalkan alasan memo itu dengan paragraf pendek.
• Gunakan poin-poin untuk menjelaskan langkah-langkah paling penting dalam suatu proses.
• Gunakan ucapan terima kasih singkat untuk menyelesaikan memo itu. Ini tidak perlu seformal dalam surat tertulis.

Laporan
Memo
Surel
Pengantar Menulis Rencana Bisnis

Untuk mempelajari cara menulis email bisnis, ingat hal berikut: Email bisnis pada umumnya kurang formal daripada surat Bisnis. Email bisnis yang ditulis kepada kolega umumnya langsung dan meminta tindakan spesifik yang harus diambil. Penting untuk menjaga email bisnis Anda singkat, karena semakin mudah untuk membalas email, semakin besar kemungkinan bahwa kontak bisnis akan membalas dengan cepat.

Contoh 1: Formal

Contoh pertama menunjukkan cara menulis email bisnis formal. Perhatikan "Halo" yang kurang formal dalam salam yang dikombinasikan dengan gaya yang lebih formal di email yang sebenarnya.

Halo,

Saya membaca di situs web Anda bahwa Anda menawarkan penyalinan CD Musik untuk sejumlah besar CD. Saya ingin menanyakan tentang prosedur yang terlibat dalam layanan ini. Apakah file ditransfer secara online, atau apakah judul dikirim oleh CD kepada Anda melalui surat standar? Berapa lama biasanya untuk menghasilkan sekitar 500 salinan? Apakah ada diskon untuk jumlah yang begitu besar?

Terima kasih telah meluangkan waktu untuk menjawab pertanyaan saya. Saya menantikan tanggapan Anda.

Jack Finley
Manajer Penjualan, Young Talent Inc.
(709) 567 - 3498

Contoh 2: Informal

Contoh kedua menunjukkan cara menulis email informal. Perhatikan nada percakapan yang lebih banyak di seluruh email. Seolah penulis sedang berbicara di telepon.

Pada 16.22 01/07 +0000, Anda menulis:

> Saya dengar Anda sedang mengerjakan akun Smith. > Jika Anda memerlukan informasi, jangan ragu untuk menghubungi> kontak dengan saya.

Hai Tom,

Dengar, kami sudah mengerjakan akun Smith dan aku bertanya-tanya apakah Anda bisa membantu saya? Saya butuh informasi orang dalam tentang perkembangan terakhir di sana. Apakah Anda pikir Anda dapat menyampaikan informasi yang mungkin Anda miliki?

Terima kasih

Peter

Peter Thompsen
Manajer Akun, Akuntansi Tri-State
(698) 345 - 7843

Contoh 3: Sangat Informal

Pada contoh ketiga, Anda dapat melihat email yang sangat informal yang sangat mirip dengan mengirim pesan teks. Gunakan jenis email ini hanya dengan rekan kerja yang memiliki hubungan dekat dengan Anda.

Pada 11.22 01/12 +0000, Anda menulis:

> Saya ingin saran untuk perusahaan konsultan.

Bagaimana dengan Smith and Sons?

KB

• Email jauh lebih formal daripada surat tertulis. Email biasanya pendek dan ringkas.
• Jika Anda menulis kepada seseorang yang tidak Anda kenal, "Halo" sederhana sudah cukup. Menggunakan sebuah salam seperti "Dear Mr Smith," terlalu formal.
• Saat menulis kepada seseorang yang Anda kenal, jangan ragu untuk menulis seolah-olah Anda sedang berbicara kepada orang tersebut.
• Gunakan bentuk kata kerja yang disingkat (Dia, Kami, Dia, dll.)
• Sertakan nomor telepon ke tanda tangan email. Ini akan memberi penerima kesempatan untuk menelepon jika perlu.
• Tidak perlu memasukkan alamat email Anda karena penerima hanya dapat membalas email tersebut.
• Saat menjawab, singkirkan semua informasi yang tidak perlu. Hanya tinggalkan bagian teks yang terkait dengan balasan Anda. Ini akan menghemat waktu pembaca Anda ketika membaca email Anda.

Laporan
Memo
Surel
Pengantar Menulis Rencana Bisnis