Mengatur File Silsilah Anda

Tumpukan salinan catatan lama, hasil cetak dari situs silsilah, dan surat-surat dari sesama peneliti silsilah duduk di tumpukan di atas meja, di dalam kotak, dan bahkan di lantai. Beberapa bahkan dicampur dengan tagihan dan kertas sekolah anak-anak Anda. Makalah Anda mungkin tidak sepenuhnya berantakan - jika Anda diminta untuk sesuatu yang spesifik, Anda mungkin dapat menemukannya, tetapi itu jelas bukan sistem pengarsipan yang Anda anggap efisien.

Percaya atau tidak, solusinya sesederhana menemukan sistem organisasi yang sesuai dengan kebutuhan dan kebiasaan penelitian Anda dan kemudian membuatnya bekerja. Mungkin tidak sesederhana kedengarannya, tetapi itu adalah bisa dilakukan dan pada akhirnya akan membantu menjaga Anda dari memutar roda Anda dan menggandakan penelitian.

Tanyakan kepada sekelompok ahli silsilah bagaimana mereka mengatur file-file mereka, dan Anda kemungkinan besar akan mendapatkan jawaban yang berbeda sebanyak para ahli silsilah. Ada sejumlah sistem organisasi silsilah yang populer, termasuk binder, notebook, file, dll., Tetapi sebenarnya tidak ada sistem individual yang "terbaik" atau "benar." Kita semua berpikir dan berperilaku berbeda, sehingga pada akhirnya pertimbangan paling penting dalam mengatur sistem pengarsipan Anda adalah bahwa itu harus sesuai dengan pribadi Anda gaya. Sistem organisasi terbaik selalu yang akan Anda gunakan.

Ketika proyek genealogi Anda berlangsung, Anda akan menemukan bahwa Anda memiliki banyak dokumen kertas untuk diajukan untuk setiap individu yang Anda teliti - catatan kelahiran, catatan sensus, artikel surat kabar, surat wasiat, korespondensi dengan sesama peneliti, hasil cetak situs Web, dll. Caranya adalah dengan mengembangkan sistem pengarsipan yang akan memungkinkan untuk dengan mudah meletakkan jari Anda pada dokumen-dokumen ini kapan saja.

Sistem pengarsipan genealogis yang umum digunakan meliputi:

• Dengan Nama: Semua kertas untuk satu nama keluarga diajukan bersama.
• Oleh Pasangan atau Keluarga: Semua kertas yang berhubungan dengan suami dan istri atau unit keluarga diajukan bersama.
• Menurut Garis Keluarga: Semua makalah terkait dengan garis keluarga tertentu diajukan bersama. Banyak ahli silsilah mulai dengan memulai dengan empat garis leluhur seperti itu - satu untuk masing-masing kakek nenek mereka.
• Oleh Event: Semua makalah yang terkait dengan jenis acara tertentu (mis. Kelahiran, pernikahan, sensus, dll.) diajukan bersama.

Dimulai dengan salah satu dari empat sistem yang disebutkan di atas, Anda kemudian dapat mengatur lebih lanjut makalah Anda ke dalam kategori berikut:

• Menurut Lokasi: Makalah pertama kali dikelompokkan berdasarkan salah satu dari empat sistem pengarsipan silsilah yang tercantum di atas, dan kemudian dibagi lagi menurut negara, negara bagian, kabupaten, atau kota untuk mencerminkan migrasi leluhur Anda. Misalnya, jika Anda memilih Metode Nama Keluarga, Anda harus mengelompokkan semua leluhur CRISP terlebih dahulu, dan kemudian memecah tumpukan menjadi CRISP Inggris, CRISP Carolina Utara, dan Tennessee CRISP.
• Menurut Jenis Catatan: Makalah pertama kali dikelompokkan berdasarkan salah satu dari empat sistem pengarsipan silsilah yang tercantum di atas, dan kemudian diuraikan lebih lanjut menurut jenis catatan (yaitu catatan kelahiran, catatan sensus, wasiat, dll.).

Langkah pertama untuk memulai sistem organisasi adalah memutuskan bentuk fisik dasar untuk pengarsipan Anda (tumpukan tidak masuk hitungan!) - folder file, notebook, binder, atau disk komputer.

• Lemari Arsip dan File Folder: Folder file, mungkin alat organisasi paling populer untuk ahli silsilah, murah, sangat portabel, dan mudah menyimpan kertas dengan berbagai bentuk dan ukuran. Namun ketika dijatuhkan, folder file dapat menjadi sangat berantakan - dengan kertas yang tidak sesuai pesanan, dan mungkin salah tempat. Folder file memudahkan untuk berkonsultasi dengan dokumen, tetapi Anda harus rajin memastikan kertas itu dikembalikan ke tempat asalnya. Namun, setelah Anda menghasilkan banyak kertas, sistem folder file adalah yang paling fleksibel dan dapat diperluas.
• Pengikat: Jika Anda adalah seseorang yang benar-benar suka menyimpan segala sesuatunya di satu tempat, maka mengatur data silsilah tercetak Anda ke dalam binder mungkin merupakan pilihan yang baik untuk Anda. Metode ini membakukan catatan silsilah Anda ke dalam format kertas ukuran biasa. Dokumen yang tidak Anda ingin tinju tiga lubang, dapat ditambahkan dalam lengan polypropylene. Binder bersifat portable dan tidak memerlukan lemari arsip, namun, jika Anda melakukan banyak penelitian silsilah, Anda mungkin menemukan bahwa binder pada akhirnya menjadi terlalu rumit.
• Disk Komputer, CD, dan DVD:Transkrip atau memindai dokumen silsilah ke dalam komputer dapat menghemat cukup banyak ruang, dan sistem organisasi yang terkomputerisasi dapat sangat mempercepat tugas-tugas yang membosankan seperti menyortir dan referensi silang. Kualitas CD-ROM juga sangat meningkat, konon berlangsung tidak terbatas dalam kondisi penyimpanan yang tepat. Tapi, akankah keturunan Anda 100 atau lebih tahun dari sekarang memiliki komputer yang dapat membacanya? Jika Anda memilih untuk menggunakan komputer Anda sebagai sistem organisasi utama Anda, pertimbangkan juga untuk membuat dan menyimpan salinan atau cetakan dokumen-dokumen penting.

Setelah Anda mulai mengatur kekacauan genealogis Anda, Anda mungkin akan menemukan bahwa kombinasi metode penyimpanan bekerja paling baik. Beberapa orang, misalnya, menggunakan binder untuk mengatur folder keluarga dan file yang "terbukti" untuk penelitian lain-lain tentang koneksi yang tidak terbukti, penelitian lingkungan atau lokal, dan korespondensi. Penting untuk diingat bahwa organisasi adalah dan akan selalu menjadi pekerjaan yang sedang berjalan.

Untuk mengatur dan menggunakan folder file untuk mengatur catatan silsilah Anda, Anda akan memerlukan persediaan dasar berikut:

1. Lemari arsip atau kotak arsip dengan tutup. Kotak-kotak tersebut harus kuat, lebih disukai plastik, dengan pinggiran bagian dalam yang horizontal untuk file yang tergantung huruf.
2. Folder file gantung berwarna dan berukuran letter dalam warna biru, hijau, merah, dan kuning. Cari yang memiliki tab besar. Anda juga dapat menghemat sedikit uang di sini dengan membeli folder file gantung hijau standar dan menggunakan label berwarna untuk pengkodean warna.
3. Folder Manila. Ini seharusnya memiliki tab yang sedikit lebih kecil daripada folder file yang digantung dan harusnya memperkuat bagian atas agar tahan lama.
4. Pulpen. Untuk hasil terbaik, gunakan pena dengan titik ultra halus, ujung kempa, dan tinta hitam, permanen, bebas asam.
5. Stabilo. Beli stabilo berwarna biru muda, hijau muda, kuning, dan merah muda (jangan gunakan merah karena terlalu gelap). Pensil warna juga berfungsi.
6. Label untuk folder file. Label ini harus memiliki strip biru, hijau, merah dan kuning di sepanjang bagian atas dan perekat permanen di bagian belakang.

Setelah Anda mengumpulkan persediaan Anda, saatnya untuk memulai dengan folder file. Gunakan folder file berwarna berbeda untuk garis keturunan masing-masing dari empat kakek-nenek Anda - dengan kata lain, semua folder yang dibuat untuk leluhur satu kakek-nenek akan ditandai dengan warna yang sama. Warna yang Anda pilih terserah Anda, tetapi pilihan warna berikut adalah yang paling umum:

• BIRU - leluhur kakek dari pihak ayah Anda (ayah ayah)
• HIJAU - leluhur ayahmu nenek (ibu ayah)
• RED - leluhur kakek dari pihak ibu Anda (ayah ibu)
• KUNING - leluhur nenek ibu Anda (ibu ibu)

Dengan menggunakan warna-warna seperti diuraikan di atas, buat folder terpisah untuk setiap nama keluarga, tuliskan nama pada tab file yang digantung dengan spidol hitam permanen (atau sisipan pencetakan pada printer Anda). Kemudian gantung file dalam urutan abjad di kotak file atau kabinet Anda dengan warna (mis. Letakkan blues secara abjad dalam satu grup, hijau di grup lain, dll.).

Jika Anda baru dalam penelitian silsilah, mungkin ini yang perlu Anda lakukan. Jika Anda telah mengumpulkan banyak catatan dan fotokopi, sekarang saatnya untuk membagi. Di sinilah Anda harus memilih bagaimana Anda ingin mengatur file Anda. Dua metode paling populer sebagaimana dibahas pada halaman 1 artikel ini adalah:

1. oleh Nama keluarga (selanjutnya dipecah sesuai kebutuhan oleh Lokalitas dan / atau Jenis Rekam)
2. oleh Pasangan atau Kelompok Keluarga

Instruksi pengarsipan dasar adalah sama untuk masing-masing, perbedaannya terutama pada bagaimana mereka diatur. Jika Anda belum yakin metode mana yang paling cocok untuk Anda, coba gunakan metode Nama Keluarga untuk satu nama keluarga dan metode Grup Keluarga untuk satu atau dua keluarga. Lihat mana yang paling cocok untuk Anda, atau kembangkan kombinasi Anda berdua.

Buat lembar kelompok keluarga untuk setiap pasangan menikah yang tercantum pada bagan silsilah Anda. Kemudian mengatur folder manila untuk masing-masing keluarga dengan meletakkan label berwarna pada tab folder file. Cocokkan warna label dengan warna garis keluarga yang sesuai. Pada setiap label, tuliskan nama pasangan (menggunakan label nama kecil untuk istri) dan angka dari bagan silsilah Anda (sebagian besar bagan silsilah menggunakan sistem penomoran ahnentafel). Contoh: James OWENS dan Mary CRISP, 4/5. Kemudian letakkan folder keluarga manila ini di folder gantung untuk nama dan warna yang sesuai, diatur dalam urutan abjad dengan nama depan suami atau dalam urutan numerik dengan nomor dari silsilah Anda grafik.

Di depan setiap folder manila, lampirkan catatan grup keluarga dari keluarga untuk dijadikan sebagai daftar isi. Jika ada lebih dari satu pernikahan, buat folder terpisah dengan catatan kelompok keluarga untuk setiap pernikahan lainnya. Setiap folder keluarga harus mencakup semua dokumen dan catatan dari saat pernikahan pasangan. Dokumen yang berkaitan dengan peristiwa sebelum pernikahan mereka harus diajukan dalam folder orang tua mereka, seperti akta kelahiran dan catatan sensus keluarga.

Pertama, urutkan file Anda dengan nama keluarga, dan kemudian buat folder manila untuk masing-masing jenis rekaman yang ada Anda memiliki dokumen dengan meletakkan label berwarna pada tab folder file, mencocokkan warna label dengan nama keluarga. Pada setiap label, tulis nama nama keluarga, diikuti dengan tipe catatan. Contoh: CRISP: Sensus, CRISP: Catatan Tanah. Kemudian letakkan folder keluarga manila ini di folder gantung untuk nama dan warna yang sesuai, disusun dalam urutan abjad berdasarkan jenis catatan.

Di depan setiap folder manila, buat dan lampirkan daftar isi yang mengindeks isi folder tersebut. Kemudian tambahkan semua dokumen dan catatan yang sesuai dengan nama keluarga dan jenis catatan.