Mengirimkan Situs dan File Proyek ke Pelanggan

Membangun sebuah situs web untuk klien sangat menarik, terutama saat proyek hampir selesai dan Anda siap untuk menyerahkan file proyek ke klien Anda. Pada saat kritis dalam proyek ini, ada banyak cara Anda dapat mengirimkan situs akhir. Ada juga beberapa kesalahan langkah yang dapat Anda lakukan, yang akan mengubah proses proyek yang baik menjadi keterlibatan yang gagal.

Kirim File Melalui Email

Email adalah metode paling sederhana untuk mendapatkan file dari hard drive Anda ke pelanggan Anda. Yang diperlukan hanyalah Anda memiliki klien email dan alamat email yang valid. Untuk sebagian besar situs web dengan berbagai halaman serta file eksternal seperti gambar, lembar gaya CSS, dan file Javascript, Anda memerlukan program untuk meng-zip file tersebut ke dalam folder terkompresi yang kemudian dapat Anda kirim melalui email ke klien.

Kecuali jika situsnya sangat besar dengan banyak sekali file gambar atau video, proses ini akan memberi Anda file akhir yang kecil cukup untuk mengirim email dengan aman (artinya email yang tidak terlalu besar sehingga ditandai dan diblokir oleh filter spam).

Ada beberapa kemungkinan masalah dengan mengirim situs web melalui email:

• Klien mungkin tidak tahu cara mengupload file ke server web mereka, cara melepaskan file dari email, atau di mana harus meletakkan file saat mereka melakukannya.
• Beberapa server email mempertimbangkan HTML file (dan terkadang file ZIP) sebagai berpotensi berbahaya dan dapat menghapus lampiran dari pesan. Ini terutama benar ketika melampirkan file JavaScript.
• Email tidak aman. Jika HTML berisi data sensitif, itu bisa dilihat oleh peretas saat Anda mengirimnya.
• Halaman dinamis seperti PHP atau skrip seperti CGI mungkin memerlukan perubahan yang harus dilakukan di server langsung agar berfungsi dengan benar, dan klien Anda mungkin tidak tahu cara melakukannya.

Hanya gunakan email untuk mengirim situs jika Anda tahu klien memahami apa yang harus dilakukan dengan file yang Anda kirim. Misalnya, ketika Anda bekerja sebagai sub-kontraktor untuk tim desain web, Anda dapat mengirim file melalui email ke perusahaan yang mempekerjakan Anda karena Anda tahu bahwa file akan diterima oleh orang-orang yang berpengetahuan luas dan yang mengerti cara menanganinya file. Jika tidak, ketika berhadapan dengan profesional non-web, pertimbangkan salah satu metode di bawah ini.

Akses Situs Langsung

Menyediakan situs langsung sering kali merupakan cara paling efektif untuk mengirimkan file ke klien Anda—dengan tidak mengirimkan file sama sekali. Alih-alih, letakkan halaman final langsung di situs web langsung mereka menggunakan FTP. Setelah situs web selesai dan disetujui oleh klien Anda di lokasi yang berbeda (seperti direktori tersembunyi di situs atau situs web lain), pindahkan sendiri.

Cara lain untuk melakukannya adalah dengan membuat situs di satu lokasi (kemungkinan di server Beta yang Anda gunakan untuk pengembangan), dan kemudian saat aktif, ubah entri DNS domain untuk mengarah ke situs baru.

Metode ini berguna ketika klien tidak memiliki banyak pengetahuan tentang cara membangun situs web atau saat membuat web dinamis aplikasi dengan PHP atau CGI dan Anda perlu memastikan bahwa skrip situs berfungsi dengan benar dalam siaran langsung lingkungan Hidup.

Jika Anda harus memindahkan file dari satu lokasi ke lokasi lain, sebaiknya zip file seperti yang Anda lakukan untuk pengiriman email. Memiliki FTP dari server ke server (bukan ke hard drive Anda dan kemudian mencadangkan ke server langsung) dapat mempercepat juga.

Masalah dengan metode ini meliputi:

• Klien tidak selalu ingin memberikan akses ke situs mereka kepada pekerja lepas, jadi Anda mungkin mengalami keraguan saat meminta akses situs.
• Beberapa situs web dibangun di belakang firewall, dan pekerja lepas mungkin tidak dapat mengakses situs tersebut.
• Klien mungkin merasa bahwa Anda harus tersedia untuk dukungan dan pemeliharaan tambahan di luar apa yang ada dalam kontrak Anda karena Anda memiliki akses ke situs mereka sekarang.
• Saat membangun atau mengubah hanya sebagian dari situs, kesalahan apa pun dapat menyebabkan masalah untuk sisa situs, dan itu dapat dengan cepat menjadi masalah Anda, baik Anda yang menyebabkan masalah atau tidak.

Ini adalah metode pengiriman file yang disukai ketika berhadapan dengan klien yang tidak tahu HTML atau desain web. Menawarkan untuk menemukan hosting untuk klien sebagai bagian dari kontrak memungkinkan akses ke situs saat Anda mengembangkannya. Kemudian ketika situs selesai, beri mereka informasi akun. Namun, selalu minta klien menangani akhir penagihan hosting, sekali lagi sebagai bagian dari kontrak, sehingga Anda tidak terjebak membayar hosting setelah menyelesaikan desain.

Alat Penyimpanan Online

Ada banyak alat penyimpanan online yang dapat menyimpan data Anda atau mencadangkan hard drive Anda. Anda juga dapat menggunakan banyak alat ini sebagai sistem pengiriman file. Alat seperti Dropbox memudahkan untuk menempatkan file di web dan kemudian memberi klien Anda URL untuk mengunduh file.

Dropbox juga memungkinkan Anda menggunakan layanan sebagai bentuk hosting web dengan mengarahkan ke file HTML di folder publik, sehingga Anda dapat menggunakannya sebagai tempat pengujian untuk dokumen HTML sederhana. Metode ini cocok untuk klien yang mengerti cara memindahkan file yang sudah jadi ke server langsung mereka. Namun, itu tidak akan bekerja dengan baik dengan klien yang tidak tahu bagaimana melakukan desain web atau HTML.

Masalah dengan metode ini mirip dengan masalah dengan mengirim lampiran email:

• Klien mungkin tidak tahu cara menggunakan layanan.
• Klien mungkin tidak tahu cara mendapatkan file dari Dropbox ke situs web mereka.

Cara ini lebih aman daripada mengirim lampiran melalui email. Banyak alat penyimpanan menyertakan beberapa perlindungan kata sandi atau menyembunyikan URL sehingga file-file tersebut cenderung tidak ditemukan oleh seseorang yang tidak mengetahuinya.

Gunakan alat ini jika lampiran terlalu besar untuk dikirim melalui email secara efektif. Seperti email, gunakan hanya dengan tim web yang tahu apa yang harus dilakukan dengan file ZIP setelah mereka menerimanya.

Perangkat Lunak Manajemen Proyek Online

Ada beberapa alat manajemen proyek yang tersedia secara online yang dapat Anda gunakan untuk mengirimkan situs web ke klien. Alat-alat ini menawarkan fitur selain menyimpan file seperti daftar tugas, kalender, pesan, dan sebagainya. Salah satu alat favorit adalah Tempat penampungan.

Alat manajemen proyek online berguna saat bekerja dengan tim yang lebih besar di proyek web. Anda dapat menggunakannya untuk mengirimkan situs akhir dan untuk berkolaborasi saat membangunnya. Anda juga dapat melacak kiriman dan membuat catatan tentang apa yang terjadi di seluruh proyek.

Ada beberapa kelemahan:

• Sebagian besar alat manajemen proyek online tidak gratis, dan versi gratisnya terbatas. Jika Anda memutuskan untuk menggunakannya, faktorkan biayanya menjadi berapa banyak yang akan Anda kenakan, dan catat dalam kontrak.
• Ini adalah situs web lain yang perlu Anda periksa dan perangkat lunak lain yang perlu Anda dan klien Anda pelajari.
• Alat-alat ini hanya berguna seperti informasi yang Anda masukkan ke dalamnya. Misalnya, jika Anda menghilangkan tanggal jatuh tempo, program tidak dapat memperingatkan Anda bahwa waktunya hampir tiba.
• Beberapa perusahaan tidak menyukai informasi perusahaan mereka (termasuk situs web) yang disimpan di situs pihak ketiga karena alasan keamanan. Pastikan untuk mendiskusikan hal ini dengan klien Anda sebelum Anda membayar akun.

Basecamp berguna untuk mengirimkan file ke klien, dan kemudian memperbarui file tersebut dan melihat catatan sebaris. Ini adalah cara yang bagus untuk melacak proyek besar.

Dokumentasikan Metode Pengiriman Apa yang Akan Anda Gunakan

Satu-satunya hal lain yang harus Anda lakukan ketika memutuskan bagaimana mengirimkan dokumen akhir kepada klien adalah mendokumentasikan keputusan itu dan menyetujuinya dalam kontrak. Dengan cara ini, Anda tidak akan mengalami kesalahpahaman saat Anda berencana memposting file ke Dropbox, dan klien Anda ingin Anda mengunggah seluruh situs ke server mereka untuk mereka.