Kiat untuk Menulis Surat yang Efektif di Kongres

Orang yang berpikir anggota Kongres A.S. membayar sedikit atau tidak memperhatikan surat konstituen jelas salah. Surat pribadi yang ringkas dan dipikirkan dengan baik adalah salah satu cara paling efektif yang dimiliki orang Amerika untuk mempengaruhi anggota parlemen yang mereka pilih.

Anggota Kongres mendapatkan ratusan surat dan email setiap hari, sehingga Anda ingin agar surat Anda menonjol. Apakah Anda memilih untuk menggunakan Layanan Pos A.S. atau email, berikut adalah beberapa tips yang akan membantu Anda menulis surat kepada Kongres yang berdampak.

Selalu kirim surat tradisional. Meskipun lebih mudah untuk mengirim email, dan semua Senator dan Perwakilan sekarang memiliki alamat email, surat-surat tertulis mendapatkan lebih banyak perhatian dan memiliki dampak lebih besar. Para Senator dan Perwakilan dan staf mereka mendapatkan ratusan email setiap hari. Email dari konstituen mereka dicampur dengan email dari sesama anggota parlemen dan anggota staf dan dengan demikian mudah diabaikan atau diabaikan. Selain itu, meluangkan waktu untuk mengirim surat tulisan tangan tradisional adalah cara terbaik untuk menunjukkan kepada Anda "sangat peduli" tentang masalah yang sedang Anda tangani.

Biasanya lebih baik mengirim surat kepada perwakilan dari distrik kongres lokal Anda atau senator dari negara bagian Anda. Pilihan Anda membantu memilihnya — atau tidak — dan fakta itu sendiri memiliki banyak bobot. Ini juga membantu mempersonalisasi surat Anda. Mengirim pesan "pemotong kue" yang sama ke setiap anggota Kongres mungkin menarik perhatian tetapi jarang banyak pertimbangan.

Ini juga merupakan ide yang baik untuk memikirkan efektivitas semua opsi komunikasi Anda. Misalnya, pertemuan tatap muka di sebuah acara, balai kota, atau kantor perwakilan setempat seringkali dapat meninggalkan kesan terbesar.

Itu tidak selalu menjadi pilihan. Taruhan terbaik Anda berikutnya untuk mengekspresikan pendapat Anda adalah surat resmi, kemudian panggilan telepon ke kantor mereka. Walaupun email itu mudah dan cepat, itu mungkin tidak memiliki pengaruh yang sama dengan yang lain, lebih tradisional, rute.

Ada beberapa cara agar Anda dapat menemukan alamat semua perwakilan Anda di Kongres. Senat AS mudah karena setiap negara bagian memiliki dua Senator. Senate.gov memiliki direktori yang mudah dinavigasi dari semua Senator saat ini. Anda akan menemukan tautan ke situs web mereka, email dan nomor telepon mereka, serta alamat kantor mereka di Washington D.C.

House of Representatives sedikit rumit karena Anda perlu mencari orang yang mewakili distrik khusus Anda di negara bagian. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan mengetikkan kode pos Anda di bawah "Temukan Perwakilan Anda" di House.gov. Ini akan mempersempit opsi Anda, tetapi Anda mungkin perlu memperbaikinya berdasarkan alamat fisik Anda karena kode pos dan distrik Kongres tidak sesuai.

Di kedua majelis Kongres, situs web resmi perwakilan juga akan memiliki semua informasi kontak yang Anda butuhkan. Ini termasuk lokasi kantor lokal mereka.

Surat Anda akan lebih efektif jika Anda membahas satu topik atau masalah daripada berbagai masalah yang mungkin Anda sukai. Diketik, huruf satu halaman adalah yang terbaik. Banyak Komite Aksi Politik (PAC) merekomendasikan surat tiga paragraf yang terstruktur seperti ini:

1. Katakan mengapa Anda menulis dan siapa Anda. Tuliskan "kredensial" Anda dan nyatakan bahwa Anda seorang konstituen. Juga tidak ada salahnya untuk menyebutkan apakah Anda memilih atau menyumbang untuk mereka. Jika Anda ingin tanggapan, Anda harus memasukkan nama dan alamat Anda, bahkan ketika menggunakan email.
2. Berikan lebih detail. Bersikap faktual dan tidak emosional. Berikan informasi spesifik dan bukan umum tentang bagaimana topik itu memengaruhi Anda dan orang lain. Jika ada tagihan tertentu, sebutkan judul atau nomor yang benar bila memungkinkan.
3. Tutup dengan meminta tindakan yang ingin Anda lakukan. Itu mungkin suara atau menentang RUU, perubahan kebijakan umum, atau tindakan lain, tetapi spesifik.

Surat-surat terbaik sopan, to the point, dan termasuk contoh pendukung spesifik.

Selalu periksa ulang surat Anda sebelum mengirimkannya. Baca ulang setidaknya dua kali, periksa kesalahan pengejaan, tanda baca, dan tata bahasa. Pastikan Anda tidak mengulangi diri Anda sendiri, gagal membuat poin Anda dengan jelas, atau meninggalkan apa pun. Surat bebas kesalahan menambah kredibilitas Anda.

Anggota Kongres memiliki banyak hal dalam agenda mereka, jadi yang terbaik adalah sespesifik mungkin mengenai masalah Anda. Saat menulis tentang RUU atau undang-undang tertentu, sertakan nomor resmi sehingga mereka tahu persis apa yang Anda maksudkan (itu juga membantu kredibilitas Anda).

Jika Anda memerlukan bantuan dalam menemukan jumlah tagihan, gunakan Sistem Informasi Legislatif Thomas. Kutip ini undang-undang pengidentifikasi:

• Tagihan rumah: "H.R._____"
• Resolusi Rumah: "H.RES._____"
• Resolusi Bersama House: "H.J.RES._____"
• Tagihan Senat: "S._____"
• Resolusi Senat: "S.RES._____"
• Resolusi Bersama Senat: "S.J.RES._____"

Ada juga cara formal untuk berbicara dengan anggota Kongres. Gunakan tajuk ini untuk memulai surat Anda, mengisi nama dan alamat yang sesuai untuk Anggota Kongres Anda. Juga, yang terbaik adalah memasukkan header dalam pesan email.

Untuk Anda Senator:

Yang Terhormat (nama lengkap)
(kamar #) (nama) Gedung Kantor Senat
Senat Amerika Serikat
Washington, DC 20510
Senator yang terhormat (nama belakang):

Untuk Anda Wakil:

Yang Terhormat (nama lengkap)
(kamar #) (nama) Gedung Kantor Rumah
Dewan Perwakilan Amerika Serikat
Washington, DC 20515
Perwakilan yang Terhormat (nama belakang):

Para Hakim Mahkamah Agung A.S. tidak memiliki alamat email, tetapi mereka membaca surat dari warga negara. Anda dapat mengirim surat menggunakan alamat yang ada di situs web SupremeCourt.gov.

Berikut adalah beberapa hal penting yang harus selalu dan tidak pernah Anda lakukan saat menulis surat kepada perwakilan terpilih Anda.

1. Bersikap sopan dan hormat tanpa "memancar."
2. Nyatakan dengan jelas dan jelas tujuan surat Anda. Jika ini tentang tagihan tertentu, identifikasi dengan benar.
3. Katakan siapa kamu. Surat anonim ke mana-mana. Bahkan dalam email, sertakan nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email Anda yang benar. Jika Anda tidak memasukkan setidaknya nama dan alamat Anda, Anda tidak akan mendapat jawaban.
4. Nyatakan kredensial profesional atau pengalaman pribadi yang mungkin Anda miliki, terutama yang berkaitan dengan subjek surat Anda.
5. Buat surat Anda singkat — satu halaman adalah yang terbaik.
6. Gunakan contoh atau bukti spesifik untuk mendukung posisi Anda.
7. Nyatakan apa yang ingin Anda lakukan atau rekomendasikan tindakan.
8. Berterima kasih kepada anggota karena telah meluangkan waktu untuk membaca surat Anda.

Hanya karena mereka mewakili pemilih bukan berarti itu anggota Kongres tunduk pada pelecehan atau pelecehan. Semangat Anda mungkin tentang masalah, surat Anda akan lebih efektif jika ditulis dari perspektif yang tenang dan logis. Jika Anda marah tentang sesuatu, tulis surat Anda kemudian edit pada hari berikutnya untuk memastikan Anda menyampaikan nada profesional dan sopan. Juga, pastikan untuk menghindari perangkap ini.

Tidak gunakan kata-kata kasar, kata-kata kotor, atau ancaman. Dua yang pertama benar-benar kasar dan yang ketiga dapat memberi Anda kunjungan dari Secret Service. Secara sederhana, jangan biarkan hasrat Anda menghalangi jalan Anda.

Tidak gagal memasukkan nama dan alamat Anda, bahkan dalam surat email. Banyak perwakilan memprioritaskan komentar dari konstituen mereka dan surat dalam surat mungkin satu-satunya cara Anda menerima tanggapan.

Tidak menuntut tanggapan. Anda mungkin tidak mendapatkan satu apa pun dan menuntut hanyalah isyarat kasar lain yang tidak banyak berpengaruh pada kasus Anda.

Tidak gunakan teks boilerplate. Banyak organisasi akar rumput akan mengirimkan teks yang sudah disiapkan kepada orang-orang yang tertarik dengan masalah mereka, tetapi cobalah untuk tidak hanya menyalin dan menempelkan ini ke surat Anda. Gunakan itu sebagai panduan untuk membantu Anda menyampaikan maksud dan menulis surat dengan kata-kata Anda sendiri dengan perspektif pribadi Anda. Mendapatkan ribuan surat yang mengatakan hal yang sama persis dapat mengurangi dampaknya.