Cara Menulis Surat Rekomendasi

Penulisan surat rekomendasi adalah tanggung jawab besar yang bisa menentukan masa depan seorang karyawan, pelajar, kolega, atau orang lain yang Anda kenal.

Surat rekomendasi mengikuti a format dan tata letak yang khas, jadi ini berguna untuk dimengerti apa yang harus dimasukkan, hal-hal yang harus dihindari, dan cara memulai. Baik Anda meminta surat atau menulis surat, beberapa kiat bermanfaat akan membuat prosesnya lebih mudah.

Saat menulis rekomendasi, penting untuk membuat surat asli yang unik untuk orang yang Anda rekomendasikan. Anda tidak boleh menyalin teks langsung dari surat contoh — ini setara dengan menyalin resume dari internet — karena itu membuat Anda dan subjek rekomendasi Anda terlihat buruk.

Untuk membuat rekomendasi Anda asli dan efektif, coba sertakan contoh spesifik pencapaian atau kekuatan subjek sebagai akademisi, karyawan, atau pemimpin.

Pertahankan komentar Anda secara singkat dan langsung pada intinya. Surat Anda harus kurang dari satu halaman, jadi edit ke beberapa contoh yang Anda pikir akan sangat membantu.

Anda mungkin juga ingin berbicara dengan orang yang Anda rekomendasikan tentang kebutuhan mereka. Apakah mereka membutuhkan surat yang menyoroti etos kerja mereka? Apakah mereka lebih suka surat yang membahas aspek potensi mereka di bidang tertentu?

Anda tidak ingin mengatakan sesuatu yang tidak benar, tetapi mengetahui titik fokus yang diinginkan dapat menginspirasi isi surat itu.

Surat contoh di bawah ini menunjukkan apa yang mungkin dimasukkan dalam referensi karier atau rekomendasi pekerjaan. Ini termasuk pengantar singkat yang menyoroti kekuatan karyawan, beberapa contoh yang relevan dalam dua paragraf utama, dan penutup sederhana.

Anda akan melihat bahwa pemberi rekomendasi memberikan informasi spesifik tentang subjek dan sangat berfokus pada kekuatannya. Ini termasuk keterampilan interpersonal yang solid, keterampilan kerja tim, dan kemampuan kepemimpinan yang kuat.

Rekomendasi tersebut juga mencakup contoh-contoh spesifik dari pencapaian (seperti peningkatan laba.) Contoh-contoh penting dan menambah legitimasi untuk rekomendasi.

Juga, perhatikan bahwa surat ini mirip dengan surat pengantar yang mungkin Anda kirimkan bersama dengan resume Anda sendiri. Format meniru surat pengantar tradisional dan banyak kata kunci yang digunakan untuk menggambarkan keterampilan kerja yang berharga disertakan.

Cobalah untuk mengirim surat kepada orang tertentu yang akan membacanya jika memungkinkan. Anda ingin surat itu bersifat pribadi.

Untuk Perhatian:
Surat ini adalah rekomendasi pribadi saya untuk Cathy Douglas. Sampai baru-baru ini, saya adalah atasan langsung Cathy selama beberapa tahun. Saya menemukan dia secara konsisten menyenangkan, menangani semua tugas dengan dedikasi dan senyum. Keterampilan interpersonalnya patut dicontoh dan dihargai oleh semua orang yang bekerja dengannya.
Selain senang bekerja bersama, Cathy adalah orang yang bertanggung jawab yang mampu menyajikan ide-ide kreatif dan mengkomunikasikan manfaatnya. Dia telah berhasil mengembangkan beberapa rencana pemasaran untuk perusahaan kami yang telah menghasilkan peningkatan pendapatan tahunan. Selama masa jabatannya, kami melihat peningkatan laba yang melebihi $ 800.000. Pendapatan baru adalah hasil langsung dari rencana penjualan dan pemasaran yang dirancang dan diimplementasikan oleh Cathy. Pendapatan tambahan yang dia peroleh membantu kami untuk berinvestasi kembali di perusahaan dan memperluas operasi kami ke pasar lain.
Meskipun ia adalah aset bagi upaya pemasaran kami, Cathy juga sangat membantu di area lain di perusahaan. Selain menulis modul pelatihan yang efektif untuk perwakilan penjualan, Cathy mengambil peran kepemimpinan dalam pertemuan penjualan, menginspirasi dan memotivasi karyawan lain. Dia juga menjabat sebagai manajer proyek untuk beberapa proyek utama dan membantu melaksanakan operasi kami yang diperluas. Dia telah membuktikan, pada beberapa kesempatan, bahwa dia dapat dipercaya untuk menyelesaikan proyek sesuai jadwal dan sesuai anggaran.
Saya sangat merekomendasikan Cathy untuk pekerjaan. Dia adalah pemain tim dan akan menjadi aset besar bagi organisasi mana pun.
Hormat kami,
Sharon Feeney, Manajer Pemasaran ABC Productions

Sama pentingnya ketika menulis surat rekomendasi adalah mengetahui apa yang tidak termasuk. Pertimbangkan untuk menulis draf pertama, istirahat, lalu kembali ke surat untuk diedit. Lihat apakah Anda melihat salah satu perangkap umum ini.

Jangan menyebutkan hubungan pribadi. Ini terutama benar jika Anda mempekerjakan anggota keluarga atau teman. Jauhkan hubungan dari surat dan sebaliknya fokus pada kualitas profesional mereka.

Simpan "cucian kotor" untuk Anda sendiri. Jika Anda tidak dapat merekomendasikan karyawan secara jujur ​​karena keluhan masa lalu, yang terbaik adalah menolak permintaan untuk menulis surat.

Cobalah untuk tidak membumbui kebenaran juga. Orang yang membaca surat Anda mempercayai pendapat profesional Anda. Pikirkan tentang kejujuran yang Anda harapkan dalam surat dan edit apa pun yang mungkin terlalu memanjakan.

Tinggalkan informasi pribadi. Kecuali itu ada hubungannya dengan kinerja seseorang di tempat kerja, itu tidak penting.

Mencoba menggunakan font 12 poin jika hurufnya akan dicetak agar mudah dibaca. Jika Anda harus mengurangi ukuran untuk menjaga surat itu menjadi satu halaman, jangan pergi di bawah 10 poin.

Gunakan tipografi dasar juga, seperti Times New Roman, Arial, Helvetica, Calibri, atau Garamond.

Gunakan spasi tunggal, dengan spasi di antara paragraf.