Atur Foto & File Silsilah Digital Anda

Jika Anda menggunakan komputer dalam penelitian silsilah Anda — dan siapa yang tidak! —Kemungkinan besar Anda memiliki banyak file penelitian digital. Foto digital, catatan sensus yang diunduh atau wasiat, dokumen yang dipindai, email... Namun, jika Anda seperti saya, mereka akhirnya tersebar di berbagai folder di seluruh komputer Anda, terlepas dari upaya terbaik Anda. Ini benar-benar dapat memperumit masalah ketika Anda perlu mencari foto tertentu atau melacak email.

Seperti halnya proyek organisasi, ada beberapa cara berbeda untuk mengatur file genealogi digital Anda. Mulailah dengan memikirkan cara Anda bekerja dan jenis file yang Anda kumpulkan selama penelitian silsilah Anda.

File silsilah digital lebih mudah diatur jika Anda pertama kali mengurutkannya berdasarkan jenis. Luangkan waktu mencari file komputer Anda untuk hal-hal yang berkaitan dengan silsilah.

• Lihat di folder My Documents (atau Documents) Anda dan sub-folder untuk file teks, foto, file yang diunduh, dan dokumen genealogi lainnya. Gunakan file explorer Anda (mis. Windows Explorer, Finder) untuk mencari dokumen menggunakan kata kunci seperti nama keluarga, tipe rekaman, dll. Sejumlah alat pencarian file gratis juga tersedia yang menawarkan fitur pencarian tambahan.
  instagram viewer
• Periksa Gambar Saya, atau folder lain tempat Anda menyimpan foto Anda, untuk foto atau dokumen digital atau yang dipindai. Anda juga dapat mencari menggunakan ekstensi file gambar umum seperti .jpg, .png atau .tiff.
• Buka program perangkat lunak silsilah Anda untuk mengetahui di mana ia menyimpan file terkait. Mereka mungkin berada di folder yang sama dengan program perangkat lunak silsilah Anda (sering di bawah Program Files). Ini mungkin termasuk file perangkat lunak silsilah Anda, serta setiap laporan yang Anda buat atau foto atau dokumen yang telah Anda impor ke dalam program perangkat lunak Anda.
• Jika Anda telah mengunduh file apa pun, file tersebut mungkin ada dalam Unduhan, atau folder yang bernama serupa.
• Buka program email Anda dan lakukan pencarian untuk email yang berhubungan dengan silsilah juga. Ini seringkali lebih mudah untuk diatur jika Anda menyalin dan menempelkannya ke dalam dokumen pengolah kata atau perangkat lunak silsilah Anda.

Setelah Anda menemukan file genealogi digital Anda, Anda memiliki sejumlah pilihan. Anda dapat memilih untuk meninggalkannya di lokasi aslinya dan membuat log organisasi untuk melacak file, atau Anda dapat menyalin atau memindahkannya ke lokasi yang lebih sentral.

Jika Anda lebih suka meninggalkan file Anda di lokasi aslinya di komputer Anda, atau jika Anda hanya tipe super-terorganisir, maka log mungkin merupakan cara untuk pergi. Ini adalah metode yang mudah untuk dirawat karena Anda tidak benar-benar perlu khawatir tentang di mana hal-hal berakhir pada komputer Anda - Anda hanya perlu mencatatnya. Log file digital membantu menyederhanakan proses menemukan foto tertentu, dokumen digital, atau file silsilah lainnya.

Gunakan fitur tabel dalam program pengolah kata Anda atau program spreadsheet seperti Microsoft Excel untuk membuat log untuk file silsilah Anda. Sertakan kolom untuk yang berikut:

• nama file (termasuk ekstensi) dan tanggal
• lokasi di komputer Anda
• deskripsi singkat dari file tersebut
• nama-nama individu utama atau wilayah geografis dalam file
• lokasi fisik dokumen atau foto asli (jika ada).

Jika Anda membuat cadangan file digital Anda ke DVD, drive USB, atau media digital lainnya, maka sertakan nama / nomor dan lokasi fisik media tersebut di kolom lokasi file.

Jika file log terlalu sulit untuk Anda ikuti, atau tidak memenuhi semua kebutuhan Anda, maka metode lain untuk melacak file genealogi digital Anda adalah dengan mengatur ulang secara fisik di komputer Anda. Jika Anda belum memilikinya, buat folder bernama Genealogy atau Family Research untuk memuat semua file genealogi Anda. Saya memiliki milik saya sebagai sub-folder di folder Dokumen saya (juga dicadangkan ke akun Dropbox saya). Di bawah folder Silsilah, Anda dapat membuat sub-folder untuk tempat dan nama keluarga yang Anda teliti. Jika Anda menggunakan sistem pengarsipan fisik tertentu, Anda mungkin ingin mengikuti organisasi yang sama di komputer Anda. Jika Anda memiliki banyak file di bawah folder tertentu, maka Anda dapat memilih untuk membuat level lain dari sub-folder yang diatur berdasarkan tanggal atau jenis dokumen. Sebagai contoh, saya memiliki folder untuk penelitian OWENS saya. Dalam folder ini saya memiliki subfolder untuk foto dan subfolder untuk setiap daerah tempat saya meneliti keluarga ini. Di dalam folder county, saya memiliki subfolder untuk tipe catatan, serta folder "Penelitian" utama di mana saya menyimpan catatan penelitian saya. Folder Genealogy di komputer Anda juga merupakan tempat yang baik untuk menyimpan salinan cadangan perangkat lunak silsilah Anda, meskipun Anda juga harus menyimpan salinan cadangan tambahan secara offline.

Dengan menyimpan file silsilah Anda di satu lokasi pusat di komputer Anda, Anda membuatnya lebih mudah untuk menemukan penelitian penting dengan cepat. Ini juga menyederhanakan cadangan file silsilah Anda.

Alternatif dari metode do-it-yourself adalah menggunakan program yang dirancang untuk mengatur file komputer.

Clooz
Program organisasi yang dirancang khusus untuk ahli silsilah, Clooz disebut sebagai "lemari arsip elektronik." Perangkat lunak termasuk template untuk memasukkan informasi dari berbagai dokumen silsilah standar seperti catatan sensus, serta foto, korespondensi, dan silsilah lainnya catatan. Anda dapat mengimpor dan melampirkan salinan digital dari foto atau dokumen asli ke setiap templat jika diinginkan. Laporan dapat dibuat untuk menunjukkan semua dokumen yang ada di Clooz untuk individu atau tipe catatan tertentu.

Perangkat Lunak Album Foto
Jika foto digital Anda tersebar di komputer Anda dan pada koleksi DVD atau eksternal drive, pengatur foto digital seperti Adobe Photoshop Elements atau Google Photos dapat mengunjungi menyelamatkan. Program-program ini memindai hard drive Anda dan katalog setiap foto yang ditemukan di sana. Beberapa juga memiliki kemampuan untuk membuat katalog foto yang ditemukan di komputer jaringan lain atau drive eksternal. Pengaturan gambar-gambar ini bervariasi dari satu program ke program lainnya, tetapi sebagian besar mengatur foto berdasarkan tanggal. Fitur "kata kunci" memungkinkan Anda untuk menambahkan "tag" ke foto Anda - seperti nama keluarga, lokasi, atau kata kunci tertentu - untuk membuatnya mudah ditemukan kapan saja. Foto-foto batu nisan saya, misalnya, ditandai dengan kata "kuburan," ditambah nama kuburan tertentu, lokasi kuburan dan nama keluarga individu. Ini memberi saya empat cara berbeda untuk dengan mudah menemukan gambar yang sama.

Salah satu metode organisasi terakhir untuk file digital adalah mengimpor semuanya ke dalam program perangkat lunak genealogi Anda. Foto dan dokumen digital dapat ditambahkan ke banyak program silsilah keluarga melalui fitur lembar memo. Beberapa bahkan dapat dilampirkan sebagai sumber. Email dan file teks dapat disalin dan ditempelkan ke bidang catatan untuk individu yang terkait. Sistem ini bagus jika Anda memiliki silsilah keluarga kecil, tetapi bisa menjadi sedikit rumit jika Anda memiliki sejumlah besar dokumen dan foto yang berlaku untuk lebih dari satu orang.

Apa pun sistem organisasi yang Anda pilih untuk file silsilah komputer Anda, triknya adalah menggunakannya secara konsisten. Pilih sebuah sistem dan patuhi itu dan Anda tidak akan pernah kesulitan menemukan dokumen lagi. Satu hal terakhir untuk silsilah digital - ini membantu menghilangkan beberapa kekacauan kertas!