Peran Bermain Percakapan Bisnis Telepon

Telepon adalah bagian penting dari melakukan bisnis dalam bahasa Inggris. Percakapan telepon, terutama bisnis percakapan telepon, ikuti pola tertentu:

1. Seseorang menjawab telepon dan bertanya apakah mereka dapat membantu.
2. Penelepon membuat permintaan — entah untuk dihubungkan ke seseorang atau untuk informasi.
3. Penelepon terhubung, diberi informasi atau diberitahu bahwa mereka tidak ada di kantor saat ini.
4. Jika orang yang diminta tidak ada di kantor, penelepon diminta untuk tinggalkan pesan.
5. Penelepon meninggalkan pesan atau menanyakan pertanyaan lain.
6. Panggilan telepon selesai.

Tentu saja, semua percakapan telepon bisnis tidak mengikuti skema kaku ini. Tetapi ini adalah garis besar dasar untuk sebagian besar percakapan telepon bisnis, terutama yang dibuat untuk meminta informasi atau minta klarifikasi.

Percakapan telepon bisnis berikut ini dapat digunakan sebagai a permainan peran di kelas untuk memperkenalkan sejumlah frasa standar berlatih menelepon dalam bahasa Inggris.

Ms. Anderson (perwakilan penjualan Jewels and Things): ring ring... ring ring... ring ring ...
Tuan Smith (Sekretaris): Halo, Diamonds Galore, ini Peter yang berbicara. Bagaimana saya dapat membantu Anda hari ini?

Ms. Anderson: Ya, ini panggilan Ms. Janice Anderson. Bolehkah saya berbicara dengan Tn. Frank?

Tuan Smith: Saya khawatir Pak Franks sedang keluar dari kantor saat ini. Apakah Anda ingin saya menerima pesan?

Ms. Anderson: Uhm... sebenarnya, panggilan ini agak mendesak. Kami berbicara kemarin tentang masalah pengiriman yang disebutkan Pak Franks. Apakah dia meninggalkan informasi apa pun kepada Anda?

Tuan Smith: Faktanya, dia melakukannya. Dia mengatakan bahwa perwakilan dari perusahaan Anda mungkin menelepon. Dia juga meminta saya untuk mengajukan beberapa pertanyaan ...

Ms. Anderson: Hebat, saya ingin melihat masalah ini diselesaikan secepat mungkin.

Tuan Smith: Yah, kami masih belum menerima pengiriman anting yang seharusnya tiba Selasa lalu.

Ms. Anderson: Ya, saya sangat menyesal tentang itu. Sementara itu, saya sudah berbicara dengan departemen pengiriman kami dan mereka meyakinkan saya bahwa anting-anting akan dikirimkan besok pagi.

Tuan Smith: Luar biasa, saya yakin Pak Franks akan senang mendengarnya.

Ms. Anderson: Ya, kiriman ditunda dari Prancis. Kami tidak dapat mengirimkannya sampai pagi ini.

Tuan Smith: Saya melihat. Mr. Franks juga ingin menjadwalkan pertemuan dengan Anda akhir minggu ini.

Ms. Anderson: Tentu, apa yang dia lakukan pada Kamis sore?

Tuan Smith: Saya khawatir dia bertemu dengan beberapa klien di luar kota. Bagaimana kalau Kamis pagi?

Ms. Anderson: Sayangnya, saya melihat orang lain pada Kamis pagi. Apakah dia melakukan sesuatu pada hari Jumat pagi?

Tuan Smith: Tidak, sepertinya dia bebas.

Ms. Anderson:Bagus, haruskah aku datang jam 9?

Tuan Smith:Yah, dia biasanya mengadakan rapat staf di 9. Itu hanya berlangsung sekitar setengah jam. Bagaimana kalau 10?

Ms. Anderson: Ya, 10 akan bagus.

Tuan Smith: OK, saya akan menjadwalkan itu. Ms. Anderson pukul 10, Jumat Pagi... Adakah hal lain yang bisa saya bantu?

Ms. Anderson: Tidak, saya pikir itu segalanya. Terima kasih untuk bantuannya... Selamat tinggal.

Tuan Smith: Selamat tinggal.

Tinjau pengetahuan Anda dengan mengisi kekosongan dengan kata-kata dan frasa di bawah ini untuk menyelesaikan ringkasan percakapan.

Ms. Anderson menelepon Diamonds Galore ke _____ dengan Mr. Franks. Tn. Franks tidak ada di kantor, tetapi Henry Smith, sekretarisnya, berbicara kepada Nn. Anderson tentang masalah _______ dengan beberapa anting-anting. Anting-anting belum _____ di Diamonds Galore. Anderson memberi tahu Peter bahwa ada masalah dengan _____ dari Perancis, tetapi anting-anting itu akan tiba besok pagi.

Selanjutnya, mereka _____ pertemuan antara Ms. Anderson dan Mr. Franks. Mr. Franks tidak dapat _____ dengan Ms. Anderson pada hari Kamis karena dia _____. Mereka akhirnya memutuskan pada hari Jumat pagi pukul 10 setelah _____ yang biasanya diadakan Mr. Owen pada hari Jumat pagi.

Jawaban

berbicara, pengiriman / pengiriman, tiba, pengiriman / pengiriman, jadwal, bertemu, sibuk, rapat staf

• Bagaimana saya bisa membantu: Ini adalah ungkapan formal yang digunakan untuk menunjukkan kesopanan. Itu berarti "Ada yang bisa saya bantu?"
• panggilan: menelepon
• di luar kantor: tidak di kantor
• ambil sebuah pesan: untuk menulis pesan dari penelepon
• mendesak: sangat penting
• pengiriman: membawa barang ke klien
• tersebut: kata
• terselesaikan: diurus
• secepat mungkin: dengan cara tercepat, SECEPATNYA
• pengiriman: pengiriman, pengiriman barang ke klien
• terjamin: suatu kepastian bahwa sesuatu itu benar atau akan terjadi
• senang: senang
• terlambat: tidak dapat melakukan sesuatu tepat waktu
• seperti: sepertinya
• pertemuan staf: pertemuan karyawan
• berlangsung: untuk mengambil waktu
• susunan acara: membuat janji di masa depan

Gunakan isyarat, peran, dan skenario ini untuk membuat permainan peran praktik sendiri untuk meningkatkan keterampilan menelepon Anda untuk membantu komunikasi di tempat kerja.

Role-Play Cue 1

John

Anda ingin berbicara dengan Kevin di FunStuff Brothers, sebuah perusahaan pembuat mainan. Anda mengembalikan panggilan penjualannya karena Anda tertarik dengan produk perusahaan.

Kate

Anda adalah resepsionis di FunStuff Brothers, cobalah untuk mentransfer panggilan ke Kevin, tetapi menerima pesan ketika Anda tahu Kevin tidak dapat menerima telepon.

Role-Play Cue 2

Estelle

Anda sedang menelepon jadwalkan rapat dengan kepala departemen personalia. Anda ingin bertemu pada hari Selasa pagi tetapi bisa datang pada hari Kamis dan Jumat juga.

Bob

Anda dapat menjadwalkan rapat pada akhir minggu depan, tetapi Anda akan keluar dari kantor hingga Kamis pagi.