Cara Menulis Surat Keluhan

Inilah proyek yang akan memperkenalkan Anda kepada brainstorming dan memberi Anda latihan menulis kelompok. Anda akan bergabung dengan tiga atau empat penulis lain untuk menulis surat pengaduan (juga disebut a surat klaim).

Topik terbaik untuk tugas ini adalah yang Anda dan anggota lain dari kelompok Anda benar-benar pedulikan. Anda dapat menulis kepada supervisor ruang makan untuk mengeluh tentang kualitas makanan, kepada instruktur untuk mengeluh tentang penilaiannya kebijakan, kepada gubernur untuk mengeluh tentang pemotongan anggaran pendidikan - subjek apa pun yang menurut anggota kelompok Anda menarik dan bermanfaat.

Mulailah dengan menyarankan topik, dan minta salah satu anggota kelompok untuk menuliskannya saat diberikan. Jangan berhenti pada titik ini untuk membahas atau mengevaluasi topik: cukup siapkan daftar panjang kemungkinan.

Setelah Anda mengisi halaman dengan topik, Anda dapat memutuskan di antara Anda sendiri mana yang ingin Anda tulis. Kemudian diskusikan poin-poin yang menurut Anda harus disampaikan dalam surat itu.

Sekali lagi, mintalah seorang anggota kelompok melacak saran-saran ini. Surat Anda perlu menjelaskan masalah dengan jelas dan menunjukkan mengapa keluhan Anda harus ditanggapi dengan serius.

Pada tahap ini, Anda mungkin menemukan bahwa Anda perlu mengumpulkan informasi tambahan untuk mengembangkan ide-ide Anda secara efektif. Jika demikian, mintalah satu atau dua anggota kelompok untuk melakukan penelitian dasar dan membawa temuan mereka kembali ke kelompok.

Setelah mengumpulkan materi yang cukup untuk surat keluhan Anda, pilih satu anggota untuk menyusun konsep kasar. Ketika ini telah selesai, draft harus dibaca keras-keras sehingga semua anggota kelompok dapat merekomendasikan cara untuk memperbaikinya melalui revisi. Setiap anggota kelompok harus memiliki kesempatan untuk merevisi surat sesuai dengan saran yang dibuat oleh yang lain.

Untuk memandu revisi Anda, Anda mungkin ingin mempelajari struktur dari surat pengaduan sampel yang mengikuti. Perhatikan bahwa surat itu memiliki tiga bagian berbeda:

• Sebuah pengantar yang secara jelas mengidentifikasi subjek pengaduan.
• SEBUAH bagian paragraf yang (a) menjelaskan secara jelas dan spesifik sifat keluhan, dan (b) memberi pembaca semua informasi yang dibutuhkan untuk memberikan tanggapan yang sesuai.
• SEBUAH kesimpulan yang dengan jelas menyatakan tindakan apa yang diperlukan untuk mengatasi masalah tersebut.

Annie Jolly
110-C Woodhouse Lane
Savannah, Georgia 31419
1 November 2007
Tuan Frederick Rozco, Presiden
Rozco Corporation
14641 Peachtree Boulevard
Atlanta, Georgia 303030
Bapak Rozco yang terhormat:
Pada 15 Oktober 2007, sebagai tanggapan atas tawaran televisi khusus, saya memesan Tressel Toaster dari perusahaan Anda. Produk tiba melalui pos, tampaknya tidak rusak, pada 22 Oktober. Namun, ketika saya mencoba mengoperasikan Tressel Toaster pada malam yang sama, saya merasa tertekan karena ternyata berhasil tidak memenuhi klaim Anda untuk memberikan "penataan rambut yang cepat, aman, dan profesional." Sebaliknya, itu rusak parah rambut.
Setelah mengikuti instruksi untuk "mengatur pemanggang jauh dari peralatan lain di atas meja kering" di kamar mandi saya, saya memasukkan sisir baja dan menunggu 60 detik. Lalu aku melepaskan sisir dari pemanggang dan, mengikuti instruksi untuk "Keriting Venus," menyisir sisir panas ke rambutku. Namun, setelah beberapa detik, saya mencium bau rambut yang terbakar, jadi saya segera memasukkan sisir ke dalam pemanggang. Ketika saya melakukan ini, percikan terbang dari outlet. Aku meraih untuk mencabut pemanggang roti, tetapi aku sudah terlambat: sekering sudah meledak. Beberapa menit kemudian, setelah mengganti sekring, saya melihat ke cermin dan melihat rambut saya telah hangus di beberapa titik.
Saya mengembalikan Tressel Toaster (bersama dengan botol Un-Do Shampoo yang belum dibuka), dan saya mengharapkan pengembalian uang penuh $ 39,95, ditambah $ 5,90 untuk biaya pengiriman. Selain itu, saya melampirkan tanda terima untuk wig yang saya beli dan harus dipakai sampai rambut yang rusak tumbuh. Silakan kirim saya cek sebesar $ 303,67 untuk menutup pengembalian uang untuk pemanggang roti Tressel dan biaya wig.
Hormat kami,
Annie Jolly

Perhatikan bagaimana penulis menyampaikan keluhannya dengan fakta dan bukan emosi. Surat itu tegas dan langsung tetapi juga hormat dan sopan.

Undang salah seorang anggota kelompok Anda untuk membacakan surat pengaduan Anda dan menanggapinya seolah-olah dia baru saja menerimanya melalui pos. Apakah keluhan terdengar valid dan layak ditanggapi dengan serius? Jika demikian, mintalah anggota grup untuk merevisi, mengedit, dan mengoreksi untuk terakhir kalinya, menggunakan daftar periksa berikut sebagai panduan:

• Apakah surat Anda mengikuti format standar yang ditunjukkan pada contoh di atas?
• Apakah surat Anda terdiri dari pengantar, paragraf tubuh, dan kesimpulan?
• Apakah paragraf pengantar Anda dengan jelas mengidentifikasi apa yang Anda keluhkan?
• Apakah paragraf tubuh Anda dengan jelas dan spesifik menjelaskan sifat keluhan?
• Dalam paragraf tubuh, sudahkah Anda memberikan kepada pembaca semua informasi yang diperlukan jika ia merespons keluhan Anda secara efektif?
• Sudahkah Anda menyampaikan keluhan dengan tenang dan jelas, mengandalkan fakta alih-alih emosi?
• Sudahkah Anda mengatur informasi dengan jelas dalam paragraf tubuh Anda sehingga satu kalimat mengarah secara logis ke yang berikutnya?
• Dalam kesimpulan Anda, sudahkah Anda menyatakan dengan jelas tindakan apa yang ingin pembaca Anda lakukan?
• Sudahkah Anda mengoreksi surat itu dengan cermat?