Menulis Bisnis: Surat Klaim

Surat klaim adalah a persuasifsurat dikirim oleh pelanggan ke bisnis atau agen untuk mengidentifikasi masalah dengan produk atau layanan dan juga dapat disebut sebagai surat pengaduan.

Biasanya, surat klaim dibuka (dan terkadang ditutup) dengan permintaan penyesuaian, seperti pengembalian uang, penggantian, atau pembayaran untuk kerusakan, meskipun paragraf pembuka yang ramah tentang transaksi atau produk mungkin lebih disukai.

Sebagai metode tulisan bisnis, surat klaim dikirim sebagai bentuk komunikasi yang mengikat secara hukum yang dapat berfungsi sebagai bukti jika suatu klaim diajukan ke pengadilan. Dalam kebanyakan kasus, penampilan pengadilan tidak diperlukan karena penerima bisnis biasanya membuat draf balasan dalam bentuk a surat penyesuaian, yang menyelesaikan klaim.

Sebagian besar profesional dan cendekiawan bisnis sepakat bahwa surat klaim dasar harus mencakup empat elemen inti: penjelasan yang jelas tentang keluhan, penjelasan tentang apa perselisihan ini telah menyebabkan atau kerugian yang diderita karena itu, banding ke kejujuran dan keadilan, dan pernyataan apa yang Anda anggap penyesuaian yang adil dalam kembali.

Ketepatan dalam penjelasan sangat penting untuk klaim yang diselesaikan dengan cepat dan efektif, sehingga penulis klaim harus memberikan rincian tentang cacat dari suatu produk atau kesalahan dalam layanan yang diterima, termasuk tanggal dan waktu, jumlahnya adalah biaya dan kwitansi atau nomor pesanan, dan detail lainnya yang membantu menentukan dengan tepat apa yang terjadi salah.

Ketidaknyamanan yang disebabkan oleh kesalahan ini dan seruan kepada kemanusiaan dan kasih sayang pembaca sama pentingnya dalam mendapatkan apa yang diinginkan penulis dari klaim tersebut. Ini memberikan motivasi pembaca untuk bertindak atas permintaan penulis dengan segera untuk memperbaiki situasi dan mempertahankan pelanggan sebagai klien.

Sebagai R.C. Krishna Mohan menulis dalam "Korespondensi Bisnis dan Penulisan Laporan" yang dalam rangka "untuk mengamankan prompt dan tanggapan yang memuaskan, surat klaim biasanya ditulis kepada kepala unit atau departemen yang bertanggung jawab untuk kesalahan."

Nada dari surat itu harus dijaga agar setidak-tidaknya pada tingkat kasual bisnis, jika bukan bisnis formal, untuk mempertahankan profesionalisme terhadap permintaan. Selanjutnya, penulis harus menulis keluhan dengan asumsi bahwa permintaan akan dikabulkan setelah diterima.

L. Sue Baugh, Maridell Fryar dan David A. Thomas menulis di "Cara Menulis Korespondensi Bisnis Kelas Satu" bahwa Anda harus "membuat klaim secara akurat dan bijaksana," dan bahwa yang terbaik adalah "menghindari ancaman, tuduhan, atau petunjuk terselubung tentang apa yang akan Anda lakukan jika masalahnya tidak terpecahkan tepat."

Kebaikan berjalan jauh di dunia layanan pelanggan, jadi lebih baik untuk menarik kemanusiaan penerima menyatakan bagaimana masalahnya telah memengaruhi Anda secara pribadi daripada mengancam untuk memboikot perusahaan atau memfitnahnya nama. Kecelakaan terjadi dan kesalahan terjadi - tidak ada alasan untuk tidak beradab.