Penjelasan Kartu Kredit Perusahaan: Kebijakan Akuntansi

Bagian kartu kredit perusahaan dari kebijakan akuntansi adalah bagian di mana Anda menentukan siapa yang memiliki kartu kredit perusahaan dan tanggung jawab atas biaya yang dikeluarkan. Di bawah ini adalah contoh dari bagian prosedur ini, yang dapat disesuaikan dengan situasi Anda.

Karyawan dapat diberikan akses ke kartu kredit perusahaan di mana sifat pekerjaan mereka membutuhkan penggunaan tersebut. Kartu kredit perusahaan hanya dapat digunakan untuk pengeluaran bisnis dan tidak boleh digunakan untuk pengeluaran yang bersifat pribadi. Contoh pengeluaran dan pengurangan bisnis dapat mencakup biaya kantor rumah, biaya mobil, pendidikan, dan lainnya.

Tujuan umum dari pernyataan kebijakan dan prosedur adalah untuk memastikan bahwa kartu kredit perusahaan digunakan untuk tujuan yang tepat dan bahwa kontrol yang memadai dibuat untuk penggunaan sehari-hari. Kebijakan kartu kredit perusahaan berlaku untuk semua karyawan yang memiliki kartu kredit untuk penggunaan perusahaan dan manajer mereka.

Tanggung jawab di bawah kebijakan kartu kredit perusahaan bervariasi tergantung pada peran seseorang. Sebagai contoh, individu memiliki tanggung jawab yang berbeda dari manajer operasi dan penyelia.

• Individu kartu kredit perusahaan holding bertanggung jawab untuk:
  • Menggunakan kartu hanya untuk tujuan yang dimaksudkan
  • Mempertahankan tanda terima dan memberikan penjelasan untuk semua transaksi kartu kredit perusahaan
  • Memperoleh otorisasi untuk faktur kartu kredit
• Manajer operasi / penyelia bertanggung jawab untuk:
  • Membatasi penggunaan kartu kredit perusahaan untuk karyawan yang memerlukan kartu untuk bisnis perusahaan
  • Meninjau dan mengotorisasi faktur kartu kredit yang digunakan oleh karyawan mereka secara tepat waktu untuk menghindari biaya pembayaran yang terlambat
  • Mengidentifikasi dan meminta batas tingkat kredit atau transaksi yang diperlukan untuk masing-masing kartu
• Sebuah Departemen Akuntansi bertanggung jawab untuk:
  • Memastikan bahwa semua transaksi kartu kredit diotorisasi dengan benar
  • Memproses pembayaran untuk faktur kartu kredit tepat waktu untuk menghindari biaya pembayaran yang terlambat
  • Mengatur batas kredit atau tingkat transaksi untuk masing-masing kartu

Mungkin ada beberapa ketentuan umum yang termasuk dalam kebijakan kartu kredit perusahaan untuk Anda ketahui. Berikut adalah empat istilah dan frasa yang umum:

• Kartu kredit umum: Kartu kredit yang dapat digunakan di banyak perusahaan, seperti VISA, American Express, atau MasterCard.
• Pemasok kartu kredit khusus: Kartu kredit yang hanya dapat digunakan dengan pemasok tertentu, seperti perusahaan gas atau perusahaan pemasok peralatan kantor.
• Batas kredit: Jumlah total yang mungkin dibebankan ke kartu kredit sebelum transaksi ditolak oleh perusahaan kartu kredit.
• Batas level transaksi: Nilai total setiap transaksi individu yang mungkin dibebankan ke kartu atau jenis transaksi yang mungkin dibebankan ke kartu. Misalnya, beberapa perusahaan gas akan mengizinkan kartu “hanya gas”, yang menolak kredit untuk pembelian lain-lain di pompa bensin.

Karyawan yang menggunakan kartu kredit untuk pengeluaran bisnis harus mengikuti prosedur yang disediakan oleh perusahaan. Biasanya, aturan berikut ini diatur dalam kebijakan perusahaan:

• Kartu kredit digunakan hanya untuk kebutuhan perusahaan. Apabila pemasok memiliki kemampuan, kartu atau transaksi akan dikodekan kepada masing-masing karyawan untuk fasilitas yang lebih besar pada saat penagihan.
• Karyawan harus menyimpan dan menerima tanda terima awal serta mencatat tujuan pengeluaran di bagian belakang setiap tanda terima.
• Penggunaan kartu kredit perusahaan untuk pengeluaran yang bersifat pribadi apa pun dapat mengakibatkan tindakan disipliner hingga dan termasuk pemecatan. Ini dapat mengakibatkan biaya dikurangi dari cek gaji karyawan berikutnya.

Seiring dengan mengikuti prosedur kartu kredit perusahaan, karyawan juga harus mengikuti serangkaian aturan terkait dengan faktur, otorisasi, dan pembayaran. Sementara setiap perusahaan memberikan kebijakan unik mereka sendiri, berikut ini adalah contoh dari apa yang umumnya Anda harapkan:

• Karyawan harus menyerahkan tanda terima yang sesuai bersama dengan laporan pengeluaran (sering disebut kredit) laporan pengeluaran kartu) kepada penyelia atau manajer yang berwenang yang berwenang dalam waktu satu minggu setelah terjadinya biaya. Dokumen faks atau pindaian dapat diterima jika karyawan tersebut dalam perjalanan dan tidak akan kembali ke kantor untuk memenuhi tenggat waktu satu minggu, dengan ketentuan bahwa kwitansi asli disajikan setelah kembali dari perjalanan.
• Biaya untuk barang yang kwitansinya salah tempat harus dijelaskan kepada individu yang berwenang yang harus menginisialisasi biaya spesifik dan menunjukkan “kwitansi hilang” di sampingnya.
• Pengawas atau manajer yang berwenang akan mengonfirmasi bahwa tuduhan itu dapat dibenarkan dan sesuai sebelum mengotorisasi faktur untuk pembayaran dengan mencatat "Oke untuk Membayar" dan menandatangani badan faktur.
• Faktur yang disetujui akan diteruskan ke yang sesuai departemen akuntansi untuk pembayaran.
• ItuDepartemen Akuntansi harus memverifikasi otorisasi dan menjadwalkan faktur untuk pembayaran sesuai dengan ketentuan kontrak kartu kredit, dan untuk menghindari biaya keterlambatan pembayaran yang tidak perlu.

Saat menerima kartu kredit perusahaan, karyawan biasanya menandatangani dan memberi tanggal pernyataan kebijakan dan prosedur setelah meninjaunya. Biasanya, perjanjian berisi informasi yang diberikan di atas dan dapat meminta nomor kartu Anda dan tanggal kedaluwarsa pada saat penandatanganan. Berikut ini adalah contoh dari apa yang akan Anda temukan di akhir formulir:

Saya telah membaca dan memahami Pernyataan Kebijakan dan Prosedur [nama perusahaan] untuk memiliki Kartu Kredit Perusahaan Umum. Dengan formulir ini, saya memberikan izin kepada [nama perusahaan] untuk menahan (mengurangi) dari barang-barang pribadi cek gaji saya, biaya tidak resmi dan biaya yang tidak dilaporkan yang dikeluarkan oleh saya menggunakan Kartu Kredit Umum saya.